Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – co powinno znaleźć się w aktach osobowych?

Prowadzenie akt osobowych to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy i kluczowy mechanizm ochronny w razie sporów. Prawidłowa organizacja, kompletność i właściwe przechowywanie dokumentów wymagają dobrej znajomości przepisów oraz konsekwentnych procedur.

Dokumentacja pracownicza po nowelizacjach Kodeksu pracy i aktów wykonawczych zyskała szerszy katalog dokumentów oraz narzędzia cyfryzacji i kontroli. Poniżej znajdziesz praktyczne omówienie wymogów oraz zasad prowadzenia akt osobowych w podziale na pięć części.

Podstawy prawne i zasadnicze obowiązki w zakresie prowadzenia akt osobowych

Obowiązek prowadzenia akt osobowych wynika z Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a) i dotyczy każdego pracodawcy – niezależnie od wielkości i formy organizacyjnej. Prawidłowo prowadzone akta stanowią kluczowy materiał dowodowy w sporach pracowniczych oraz potwierdzają dopełnienie obowiązków informacyjnych, szkoleniowych i BHP.

Jednolite wymagania dotyczące układu, zawartości oraz sposobu prowadzenia dokumentacji obowiązują od 1 stycznia 2019 r. (z istotnymi zmianami od 21 marca 2023 r.). Szczegółowe zasady określa rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. (z późn. zm.).

Dla przejrzystości zestawiamy kluczowe źródła prawne, na których należy opierać praktykę kadrową:

• art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy oraz powiązane przepisy o dokumentacji pracowniczej,
• rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (z późn. zm.),
• nowelizacje obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. oraz od 21 marca 2023 r.,
• ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) – w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Pracodawca może prowadzić akta w formie papierowej lub elektronicznej (w jednej, wybranej formie). Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. przepisy umożliwiają prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej i – po spełnieniu warunków – skrócenie okresu przechowywania. Dla zatrudnionych wcześniej co do zasady obowiązuje 50-letnia retencja.

Kompleksowa struktura akt osobowych – pięcioczęściowy system

Aktualny układ akt osobowych obejmuje pięć części. Dla szybkiej orientacji prezentujemy ich znaczenie:

• Część A – dokumenty kandydata i proces rekrutacji;
• Część B – dokumenty nawiązania i przebiegu zatrudnienia;
• Część C – dokumenty zakończenia stosunku pracy;
• Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych;
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i środków podobnie działających do alkoholu.

Część A – dokumenty przed zatrudnieniem i wstępna selekcja

Część A obejmuje dokumenty z etapu rekrutacji, potwierdzające dane kandydata, kwalifikacje i zdolność do pracy. Pracodawca powinien zbierać jedynie informacje niezbędne do zatrudnienia na danym stanowisku zgodnie z zasadą proporcjonalności i RODO.

Dla ułatwienia kontroli kompletności, najczęściej gromadzone dokumenty w części A obejmują:

• ankietę osobową kandydata (czytelnie i kompletnie wypełnioną),
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców lub inne potwierdzenia okresów zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje (dyplomy, certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursów),
• skierowanie na badania wstępne i orzeczenie lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań do pracy,
• inne dokumenty wymagane przepisami szczególnymi (np. zaświadczenie o niekaralności dla wybranych stanowisk).

Część B – dokumentacja nawiązania i przebiegu zatrudnienia

Część B to najbardziej rozbudowana część akt, obejmująca oświadczenia i dokumenty dotyczące rozpoczęcia pracy, zmian warunków, BHP, świadczeń i rozwoju pracownika.

W tej części powinny znaleźć się potwierdzenia zapoznania z regulaminem pracy, zasadami BHP, tajemnicą przedsiębiorstwa, politykami wewnętrznymi, a także dokumenty dotyczące badań okresowych i kontrolnych, danych osobowych niezbędnych po zatrudnieniu, urlopów i powierzania mienia.

Dla przejrzystości, w części B gromadzi się m.in.:

• umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie uzgodnień co do jej rodzaju i warunków,
• opis stanowiska lub zakres obowiązków oraz – gdy dotyczy – potwierdzenia prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• potwierdzenia zapoznania z regulaminami, zasadami BHP i tajemnicami przedsiębiorstwa,
• dane osobowe uzupełnione po nawiązaniu stosunku pracy (np. adres, numer PESEL, numer rachunku bankowego),
• dokumenty potwierdzające zmiany warunków pracy i płacy oraz inne modyfikacje (także poza aneksem),
• skierowania i orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych,
• wnioski urlopowe i oświadczenia (macierzyński, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy),
• umowy o odpowiedzialności materialnej oraz ewentualnie o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
• wnioski i potwierdzenia szkoleń, certyfikaty podnoszenia kwalifikacji,
• dokumenty dotyczące nagród oraz pracy zdalnej (oświadczenia, BHP, warunki),
• potwierdzenia informacji o wprowadzeniu kontroli trzeźwości i kontroli środków podobnie działających do alkoholu (od 2023 r.).

Część C – dokumentacja zakończenia zatrudnienia

Część C obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy, rozliczeniami końcowymi oraz ewentualnymi badaniami po ustaniu pracy.

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika. Świadectwo wydaje się niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni od ustania zatrudnienia (w aktach przechowujemy kopię oraz ewentualne wnioski o sprostowanie).

W części C umieszcza się typowo:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące rozwiązania umowy (wypowiedzenie, porozumienie stron, inne tryby),
• kopię świadectwa pracy oraz wnioski o jego wydanie, sprostowanie lub uzupełnienie,
• dokumenty rozliczeń końcowych (np. ekwiwalent urlopowy) i informacje o należnościach,
• dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia pozostające w toku w dacie ustania zatrudnienia,
• skierowania i orzeczenia badań po ustaniu zatrudnienia dla prac narażonych,
• umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (czas trwania, zakres, odszkodowanie).

Część D – dokumentacja kar porządkowych

Część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej: upomnienia, nagany, kary pieniężne oraz komplet postępowania (wysłuchanie, sprzeciw, decyzja).

Każdą karę prowadzi się w oddzielnej podczęści (D1, D2…), z chronologią, numeracją i spisem treści; po zatarciu usuwa się całą podczęść.

W części D gromadzi się w szczególności:

• odpisy zawiadomień o ukaraniu,
• oświadczenia pracownika z wysłuchania oraz notatki służbowe,
• sprzeciwy pracownika i rozstrzygnięcia pracodawcy,
• informacje o dacie zatarcia kary i usunięciu podczęści z akt.

Kary ulegają zatarciu po roku nienagannej pracy (art. 113 Kodeksu pracy), a odpis zawiadomienia usuwa się z akt.

Część E – dokumentacja kontroli trzeźwości i środków podobnie działających do alkoholu

Część E wprowadzono 21 marca 2023 r. i służy gromadzeniu dokumentów z kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Do akt włącza się wyłącznie wyniki pozytywne (stwierdzające obecność alkoholu/środków); wyników negatywnych nie dokumentuje się. Dokumenty porządkuje się w podczęściach (E1, E2…) dla każdego zdarzenia, z chronologią, numeracją i spisem treści.

Typowe dokumenty w części E to:

• informacje o kontroli trzeźwości prowadzonej przez pracodawcę,
• informacje o badaniu stanu trzeźwości przeprowadzonym przez uprawniony organ (np. policję),
• dokumenty z kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• metadane i porządkowanie w podczęściach dla każdego zdarzenia kontrolnego.

Wykaz dokumentów wymaganych w aktach osobowych

Obowiązki obejmują zarówno dokumenty w częściach A–E, jak i dokumentację uzupełniającą w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (prowadzoną odrębnie dla każdego pracownika). Pracodawca przechowuje kopie/odpisy dokumentów dostarczonych przez pracownika lub podmioty zewnętrzne (poświadczone za zgodność) oraz oryginały dokumentów wytworzonych w zakładzie.

Poza aktami A–E obowiązkowo prowadzi się dokumentację uzupełniającą. Najważniejsze jej elementy to:

• ewidencja czasu pracy (godziny, noc, nadgodziny, dni wolne, tytuły nieobecności, dyżury),
• dokumentacja urlopowa (wnioski, karty urlopowe, odwołania z urlopu),
• karty/listy wypłaconego wynagrodzenia oraz dokumenty płacowe i świadczeniowe.

Dokumentację medyczną dzieli się zgodnie z etapem zatrudnienia: wstępne badania w części A, okresowe/kontrolne w części B, badania po ustaniu zatrudnienia (dla narażonych) w części C. W zakresie BHP przechowuje się potwierdzenia szkoleń i zapoznania z oceną ryzyka zawodowego.

Okresy przechowywania i czas trwania obowiązków archiwizacyjnych

Pracodawca przechowuje dokumentację przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez czas liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. co do zasady obowiązuje 10-letni okres przechowywania pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego ZUS RIA (w terminie 7 dni od zakończenia zatrudnienia). W braku spełnienia warunku – okres wydłuża się do 50 lat.

W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie okresu z 50 do 10 lat po złożeniu wymaganych raportów informacyjnych; w przeciwnym razie obowiązuje 50 lat. Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. stosuje się 50-letni okres przechowywania.

Jeżeli dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu, okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.

Dla szybkiego porównania prezentujemy zestawienie okresów przechowywania:

Zakres zatrudnienia	Warunek (raport informacyjny)	Okres przechowywania	Uwagi
od 1.01.2019	raport informacyjny ZUS RIA złożony	10 lat	przekazanie w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy
od 1.01.2019	raport informacyjny nie złożony	50 lat	liczone od dnia ustania stosunku pracy
1.01.1999–31.12.2018	raport informacyjny ZUS RIA złożony	10 lat	skrócenie możliwe po spełnieniu wymogów
1.01.1999–31.12.2018	raport informacyjny nie złożony	50 lat	standard historyczny
do 31.12.1998	nie dotyczy	50 lat	brak możliwości skrócenia

Wymogi przechowywania, poufność i standardy ochrony dokumentów

Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentację przechowuje się w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność.

Kluczowe zasady ochrony dokumentacji przedstawiamy w syntetycznej formie:

• poufność – ograniczenie dostępu wyłącznie do upoważnionych osób, zgodność z RODO; przechowywanie w zabezpieczonych miejscach i rejestr dostępu;
• integralność – spójna struktura, chronologia, numeracja, spisy treści; w systemach IT: metadane, wersjonowanie i rejestry operacji;
• kompletność – prowadzenie akt jednego pracownika w jednej formie (papierowej albo elektronicznej); pełna digitalizacja przy zmianie formy;
• dostępność – zapewnienie czytelności i dostępu przez wymagany okres (odpowiednie warunki dla papieru oraz kompatybilność, kopie zapasowe i procedury DR dla wersji elektronicznej).

Dla jasności porównujemy najważniejsze wymagania dla dokumentacji papierowej i elektronicznej:

Forma	Zabezpieczenia dostępu	Integralność i ewidencja zmian	Ochrona fizyczna/techniczna	Kopie zapasowe i odtwarzanie
papierowa	pomieszczenia zabezpieczone, kontrola kluczy/przepustek	chronologia, numeracja, spisy treści	kontrola temperatury i wilgotności, ochrona ppoż. i przed zalaniem	duplikaty krytycznych danych, procedury ewakuacji i przeniesienia
elektroniczna	role i uprawnienia, uwierzytelnianie, szyfrowanie transmisji i danych	metadane, rejestry operacji, wersjonowanie	bezpieczeństwo systemów, testy, aktualizacje i monitoring	regularne backupy, odtwarzanie awaryjne (DR), testy backupów

Różnica między aktami osobowymi a uzupełniającą dokumentacją pracowniczą

Prawo rozróżnia akta osobowe (części A–E) oraz odrębną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obie kategorie łącznie tworzą dokumentację pracowniczą i podlegają tym samym zasadom retencji.

Najczęściej spotykane elementy dokumentacji uzupełniającej to:

• ewidencja czasu pracy wraz ze wszystkimi wymaganymi elementami,
• dokumentacja urlopowa (wnioski, karty, odwołania z urlopu),
• karty/listy wynagrodzeń i dokumenty świadczeniowe,
• karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz wnioski dot. sposobu wypłaty wynagrodzenia.

Procedury zarządzania, aktualizacji i zmiany formy prowadzenia akt

Pracodawca prowadzi dokumentację w układzie zgodnym z przepisami, z chronologią, numeracją i kartami spisu treści w każdej części. W praktyce niezbędne są jasne, spisane procedury oraz regularne przeglądy kompletności.

Przy zmianie formy z papierowej na elektroniczną postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. poinformuj pracowników o zmianie przy użyciu przyjętych kanałów komunikacji i wyznacz 30 dni na odbiór papierów,
2. zeskanuj każdą kartę, nadaj metadane i potwierdź zgodność odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej,
3. zaimportuj dokumenty do systemu teleinformatycznego, zachowując właściwe powiązanie z częściami A–E,
4. wydaj papierowe oryginały pracownikowi albo bezpiecznie zniszcz je zgodnie z procedurą,
5. zapewnij, aby wszystkie nowe dokumenty były niezwłocznie digitalizowane i prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej,
6. przeszkol personel, wdroż kontrolę dostępu, backupy i testy odtwarzania, a także rejestry operacji.

Praktyczne wyzwania zgodności i najczęstsze braki

W praktyce organizacje najczęściej zmagają się z następującymi problemami, których warto świadomie unikać:

• niekompletne części A (brak potwierdzeń kwalifikacji, uprawnień lub historii zatrudnienia),
• brak pisemnych potwierdzeń zapoznania z regulaminami i BHP (słaba pozycja dowodowa w sporach),
• hybrydowe prowadzenie dokumentacji (papier + elektronika) dla jednego pracownika, naruszające zasadę kompletności,
• niedomagania infrastrukturalne: brak kopii zapasowych, słabe zabezpieczenia IT, brak rejestrów operacji,
• niewłaściwe warunki przechowywania papieru (temperatura, wilgotność, zabezpieczenia przeciwpożarowe i antywłamaniowe).