WSTE

Ta szczegółowa analiza omawia polski krajobraz oprogramowania do fakturowania – od opcji bezpłatnych po kompleksowe platformy dla MŚP i większych firm. Szczególny nacisk położono na zgodność z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który będzie wdrażany etapami do 2027 roku. Dzięki porównaniu funkcji, cen, integracji i wsparcia, materiał pomaga szybko wybrać rozwiązanie adekwatne do potrzeb i budżetu firmy.

Zawartość

Polski rynek oprogramowania do fakturowania i aktualny obraz

Rynek programów do fakturowania w Polsce przeszedł w ostatnich latach dynamiczną transformację – digitalizacja i wymogi fiskalne wymusiły nową generację rozwiązań chmurowych i hybrydowych. Zrozumienie struktury oferty i wymagań regulacyjnych jest kluczowe, by dobrać narzędzie zgodne z procesami firmy i przepisami.

Przegląd rynku i kluczowe trendy w 2026 roku

Najważniejsze trendy, które kształtują rynek w 2026 roku, to:

  • powszechna chmura – migracja z aplikacji desktopowych do rozwiązań online i hybrydowych;
  • obowiązkowy KSeF 2.0 – integracja z e‑Fakturą staje się warunkiem koniecznym wyboru systemu;
  • konsolidacja dostawców – przewagę budują marki z długą historią, wsparciem i tempem rozwoju;
  • mobile‑first i integracje – aplikacje mobilne, API, połączenia z bankami/ERP/e‑commerce;
  • automatyzacja (OCR/AI) – skracanie czasu wystawiania i księgowania dokumentów.

Harmonogram przewiduje, że od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich firm, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejsze podmioty.

Rynek konsoliduje się wokół największych graczy budujących pozycję dzięki długoletniej obecności i innowacjom. Programy takie jak Faktura.pl (od 1999 r., ponad 180 tys. aktywnych firm) potwierdzają znaczenie zaufania i stabilności, a nowsze aplikacje (Taxon, SzybkaFaktura.pl) wygrywają prostotą i szybkością. Konkurencja to dziś nie tylko faktury, lecz także integracje z księgowością, bankami i sprawna wymiana danych z administracją.

Klasyfikacja dostępnych rozwiązań

Oferta rynkowa układa się w kilka czytelnych kategorii:

  • darmowe – bez opłat, często z limitami liczby dokumentów miesięcznie;
  • freemium – podstawowe funkcje bezpłatnie, rozszerzenia w planach płatnych;
  • tanie płatne – ok. 5–25 zł/mies., pełne fakturowanie przy niskich kosztach;
  • średni segment – 25–60 zł/mies., fakturowanie + elementy księgowości/automatyzacji;
  • enterprise/ERP – pełne systemy z modułami księgowości, magazynu, HR i produkcji.

Darmowe i freemium programy do fakturowania – bezpłatne i niskokosztowe opcje

Darmowe i freemium aplikacje pozwalają zacząć formalne rozliczenia bez dużych inwestycji. W praktyce mieszczą się między trwałymi limitami „free” a dłuższymi okresami testowymi i planami rozszerzeń.

Dla szybkiego rozeznania w bezpłatnych/freemium planach zwróć uwagę na limit dokumentów i integrację z KSeF:

Program Typ Limit/okres „free” KSeF Dla kogo
FakturaXL Chmura 10 faktur/mies. Tak Freelancerzy, JDG
ELISOFT Faktury 2025 Desktop Kilka–kilkanaście faktur/mies. Tak Użytkownicy offline
Fakturownia Micro Chmura 3 faktury/mies. + 30 dni pełnych testów Tak Test chmury bez kosztów
ObSp START Desktop Bez limitów czasowych Tak Startujące firmy z zapleczem IT
Taxon (trial) Mobile/chmura 3 miesiące testu Tak Priorytet mobilności

FakturaXL – kompleksowy darmowy program z hojnymi limitami

FakturaXL zapewnia stały darmowy dostęp do 10 faktur/mies. bez limitu czasu, działa w przeglądarce (Windows, Linux, macOS) i ma przyjazny interfejs. Program posiada pełną integrację z KSeF i automatyczne aktualizacje zgodnie z przepisami.

Kluczowe atuty w praktyce to:

  • obsługa wielu typów dokumentów (VAT/bez VAT, korekty, wezwania, oferty),
  • rozbudowane bazy klientów i produktów oraz własne numeracje,
  • personalizacja szablonów i wyglądu dokumentów,
  • wielu użytkowników bez dopłat,
  • stabilny wybór dla małej skali; przy wzroście wolumenu konieczność przejścia na plan płatny.

ELISOFT Faktury 2025 – darmowy program desktopowy

ELISOFT Faktury 2025 to lokalna instalacja z pracą offline i pełną kontrolą nad danymi. Obsługuje faktury VAT/bez VAT, korekty, JPK/GTU i rejestry VAT, z wartościową weryfikacją VAT/VIES/CEIDG oraz pobieraniem danych z GUS po NIP.

Co zyskujesz w darmowej wersji:

  • kilka–kilkanaście faktur miesięcznie bez opłat,
  • integrację z płatnościami TPAY (w tym BLIK),
  • pełną niezależność od internetu (praca offline),
  • brak chmury i kopii online – użytkownik sam odpowiada za backup.

Fakturownia Micro – łatwy punkt wejścia do testów

Plan Micro pozwala bezpłatnie wystawić do 3 faktur/mies. i przetestować chmurowe fakturowanie (platforma ma ponad 600 tys. kont). Dostępna jest integracja z KSeF oraz 30 dni pełnego testu wszystkich funkcji.

Najbardziej przydatne funkcje to:

  • szablony w 38 językach i automatyczna wysyłka e‑mailem,
  • przypomnienia o płatnościach i faktury cykliczne,
  • nielimitowani użytkownicy w ramach subskrypcji,
  • API i integracje z PayU, PayPal, Dotpay, Przelewy24.

ObSp START – w pełni darmowe oprogramowanie bez ograniczeń czasowych

ObSp START to sprzedaż i faktury z trwałym, bezpłatnym dostępem. Umożliwia KSeF, eksport JPK, raporty i korekty, a także eksport danych do systemów KPiR/KSH.

Co warto wiedzieć przed wdrożeniem:

  • wymaga instalacji desktop i serwera bazy (PostgreSQL),
  • zapewnia niezależność od internetu i pracę w sieci lokalnej,
  • brak ograniczeń funkcjonalnych w wersji darmowej,
  • potrzebne minimalne zaplecze techniczne do utrzymania.

Taxon – mobilne fakturowanie z wydłużonym testem

Taxon to polska aplikacja mobile‑first z bezpłatnym okresem testowym 3 miesiące. Obsługuje faktury VAT/bez VAT, proformy, oferty, korekty, szybkie wysyłki e‑mailem i eksport PDF. Po okresie próbnym dostępne są subskrypcje płatne.

Mocne strony użytkowe:

  • wysoka wygoda na smartfonach i tabletach,
  • wielojęzyczność i lokalne wsparcie,
  • proste UI oceniane ok. 4,2/5,
  • szybki start dla działalności mobilnych.

Tanie płatne programy do fakturowania – przystępne profesjonalne rozwiązania

Gdy limity darmowe nie wystarczają, rozsądny wybór stanowią plany w cenie ok. 5–25 zł/mies. Zapewniają profesjonalne fakturowanie i pełne wsparcie KSeF przy niskich kosztach.

Porównanie najpopularniejszych tanich planów:

Program Cena od KSeF Atuty
inFakt Faktury 4,99 zł/mies. (rocznie) Tak Nielimitowane faktury, integracje, szybkie płatności linkiem
Taxon Professional 29 zł/mies. (rocznie) Tak Prostota mobile‑first, raporty, priorytetowe wsparcie
Symfonia eBiuro (Sprzedaż) 23 zł/mies. Tak Skalowalny ekosystem, OCR, aplikacje mobilne

inFakt – wyjątkowo przystępny podstawowy plan

Plan Faktury za 4,99 zł/mies. (rozliczenie roczne) obejmuje nielimitowane faktury, bazy klientów/produktów, API i integracje, linki do płatności i podgląd sald w czasie rzeczywistym.

Warto też znać wyższe pakiety:

  • samodzielna księgowość dla JDG od 189 zł/mies.,
  • pełna księgowość dla spółek od 619 zł/mies.,
  • aplikacje mobilne i program partnerski.

Uwaga: duży skok cenowy między tanim planem fakturującym a pakietami księgowymi.

Taxon Professional – przystępne fakturowanie w średnim segmencie

Plan Professional to ok. 29 zł/mies. (rocznie) lub 149 zł/mies. z nielimitowanymi fakturami, rozszerzonymi raportami i priorytetowym wsparciem. Mimo szerszych możliwości aplikacja pozostaje wyjątkowo prosta w użyciu.

Symfonia eBiuro – wartościowy pakiet dla małych firm

Pakiet Sprzedaż od 23 zł/mies. zapewnia pełną integrację z KSeF, brak limitów faktur, automatyczne dane z GUS po NIP, OCR oraz dopracowane aplikacje mobilne. Dobry wybór z myślą o późniejszej rozbudowie w jednym ekosystemie.

Średni segment programów kompleksowych – więcej automatyzacji w umiarkowanej cenie

Dla firm z większym wolumenem i potrzebą szerszych integracji sprawdzają się plany 25–60 zł/mies. – wyraźnie bogatsze funkcjonalnie, a nadal opłacalne.

Porównanie popularnych ofert w tym segmencie:

Program Plan/cena KSeF Wyróżniki
Faktura.pl Basic 18,99, Optimum 24,99, Premium 44,99 zł/mies. Tak Wbudowana księgowość, szybkie wystawianie, 24/7 czat
Fakturownia Standard Ok. 21 zł/mies. Tak Nielimitowani użytkownicy, API, 30+ języków
iFirma JDG od ok. 27,50–55 zł/mies.; spółki drożej Tak Fakturowanie + księgowość, integracje bankowe, CRM

Faktura.pl – lider rynku z 25‑letnią historią

Najdłużej działająca platforma (od 1999 r.) oferuje plany 18,99/24,99/44,99 zł/mies. Już Basic to nielimitowane faktury, 3 konta użytkowników, JPK/KPiR i wsparcie 24/7 (czat).

Wbudowana księgowość automatyzuje księgowania, VAT i ZUS w czasie rzeczywistym oraz generuje deklaracje (VAT‑7, PIT‑5, ZUS DRA). Średni czas wystawienia faktury poniżej 30 s i szerokie integracje przyspieszają pracę.

Efekty biznesowe w praktyce (studium przypadku agencji 12‑osobowej):

  • skrócenie cyklu inkasa z 52 do 38 dni dzięki linkom do płatności,
  • spadek opóźnień >60 dni z 15% do 4%,
  • ~80 000 zł poprawy cash flow (redukcja DSO o 14 dni),
  • zwrot rzędu ~29 600% wobec kosztu ok. 270 zł/rok.

Integracje obejmują US, ZUS, banki (automatyczne uzgadnianie), dokumenty krajowe/UE/eksportowe/walutowe i korekty; plan Premium obsługuje Allegro. Wsparcie: czat 24/7 + telefon w godzinach pracy.

Fakturownia Standard – popularne rozwiązanie ze średniej półki

Plan za ok. 21 zł/mies. zapewnia nielimitowane faktury, nielimitowanych użytkowników, pełne KSeF, API, raporty i 30+ języków. Oceny użytkowników: 4,6/5 (Google).

Do dyspozycji są automatyczna wysyłka, przypomnienia, cykliczne dokumenty, płatności PayU/PayPal/Dotpay/Przelewy24, aplikacje iOS/Android, zaawansowane szablony oraz obsługa wielu firm w jednej subskrypcji.

iFirma – kompleks z funkcjami księgowymi

iFirma łączy fakturowanie i księgowość (pakiety dla JDG i spółek). JDG: warianty od ok. 27,50–55 zł/mies., spółki z o.o. – wyższe stawki. Największą wartość iFirma daje w pakietach z księgowością.

Rozwiązania kompleksowe i systemy klasy enterprise – zaawansowana integracja i funkcjonalność

Przy większej skali warto rozważyć platformy łączące fakturowanie z księgowością, magazynem, HR i produkcją – z wdrożeniem oraz stałym wsparciem.

Comarch ERP Optima Faktury – uznane rozwiązanie klasy enterprise

Moduł Faktury to część dojrzałego ERP dla średnich i dużych firm. Koszt modułu to ok. 195 zł (lub ok. 31 zł/mies. w Comarch Cloud). Wystawienie faktury trwa poniżej 30 s, a integracja z Cash/Bank daje pełną kontrolę przepływów.

System obsługuje wszystkie typy faktur, waluty z automatycznym kursem NBP, KSeF i JPK, a moduł ChatERP (AI) wspiera decyzje. Mocna współpraca z działami księgowymi i rozbudowana konfiguracja.

Streamsoft Firmino – chmurowe rozwiązanie z podejściem mobile‑first

Firmino łączy prostotę z szerokimi możliwościami. Plan darmowy: do 3 faktur/mies., plan Standard od ok. 20,99 zł/mies. Faktura w trzech kliknięciach (klient, produkt, płatność) oraz integracja z KSeF.

Atuty obejmują: płatności PayU (auto‑status), OCR kosztów, obsługę wielu firm w jednej subskrypcji, cykliczność i prosty magazyn (PZ, WZ, PW, RW).

Integracja z KSeF i zgodność z wymaganiami państwa – kluczowe funkcje na 2026+

Obowiązkowe KSeF zmienia wymagania wobec oprogramowania – integracja i wygodne tryby pracy stają się niezbędne.

Wymagania systemu KSeF i ramy zgodności

KSeF to centralna platforma do wysyłki, odbioru i archiwizacji e‑faktur w formacie UBL/XML. Korzyści to większe bezpieczeństwo, automatyzacja obiegu i pełna elektronizacja zakupów.

Dla porządku, terminy wejścia w życie prezentują się następująco:

Grupa podatników Termin obowiązku
Przychody > 200 mln zł 1.02.2026
Pozostali podatnicy (powszechnie) 1.04.2026
Najmniejsze podmioty 1.01.2027

Programy powinny oferować następujące tryby i mechanizmy pracy z KSeF:

  • automatyczną wysyłkę do KSeF i odbiór UPO bez dodatkowych działań,
  • Tryb Offline – wystawianie bez internetu i wysyłka po odzyskaniu łączności,
  • Offline24 – rozszerzony tryb offline do 24 h,
  • statusy dokumentów i czytelne komunikaty błędów,
  • bezpieczne archiwum e‑faktur i uprawnienia użytkowników.

Najlepsze programy w zakresie KSeF

W praktyce wśród rozwiązań z dopracowaną obsługą KSeF wyróżniają się:

  • Faktura.pl – automatyczna wysyłka, statusy, tryby standard/offline, bezpłatna integracja;
  • Fakturownia – pełne KSeF także w planach darmowych, otwarte API;
  • FakturaXL – pełna obsługa KSeF bez dopłat w planie free (limit dokumentów);
  • Symfonia eBiuro – integracja KSeF w cenie, dobra ścieżka skalowania;
  • Streamsoft Firmino – wsparcie KSeF w każdym planie, w tym darmowym.

Dodatkowo systemy klasy ERP (np. wFirma, enova365, Comarch ERP Optima) oferują Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) i OCR – automatyzację akceptacji i ekstrakcję danych z PDF/obrazów dla pełnego obiegu zakupowego.

Wybór optymalnego programu do fakturowania – ramy świadomej decyzji

Przy wielu alternatywach warto zastosować spójne kryteria oceny dopasowane do skali i specyfiki firmy:

Ramy oceny – kluczowe kryteria

Oceny dokonuj według następujących kryteriów:

  • wolumen faktur – do 10/mies. wystarczy „free”, 50–100 to plany bez limitów, setki wymagają automatyzacji;
  • zakres funkcji – same faktury vs. potrzeba księgowości, deklaracji i raportów;
  • integracje – z księgowością, ERP, e‑commerce, bankami i płatnościami;
  • zasięg geograficzny – waluty, VAT UE, faktury zagraniczne;
  • mobilność – aplikacje i pełna funkcja mobilna vs. praca biurowa;
  • wsparcie i baza wiedzy – dostępność 24/7, czas reakcji, materiały;
  • skalowalność – możliwość rozbudowy bez migracji w horyzoncie 2–3 lat.

Praktyczne rekomendacje dla różnych typów firm

Dobór narzędzi ułatwi poniższe zestawienie rekomendacji względem scenariuszy użycia:

Profil/Skala Rekomendacje
JDG/freelancerzy < 20 faktur/mies. FakturaXL (free, 10 faktur), ELISOFT Faktury 2025
Wzrost do ok. 50 faktur/mies. inFakt 4,99 zł/mies., Taxon (płatny)
Priorytet mobilności Taxon, Firmino, Symfonia eBiuro
Małe firmy 50–150 faktur/mies. Faktura.pl Basic/Optimum (18,99/24,99 zł/mies.), iFirma, Firmino Standard
Subskrypcje/abonamenty Fakturownia (cykliczne faktury, automatyzacje)
Rozliczenia międzynarodowe Faktura.pl, iFirma, Comarch ERP Optima
Średnie firmy (setki faktur) Comarch ERP Optima, enova365, InsERT nexo
Produkcja/magazyn Firmino (magazyn prosty), Comarch (moduły magazynowe)
Zespoły terenowe mpFirma Mobile, Firmino Mobile

Strategie przejścia i plan wdrożenia

Aby ograniczyć ryzyko migracji i przyspieszyć start, zastosuj prosty plan działania:

  • wybierz 2–3 finalistów i skorzystaj z demo/okresów próbnych,
  • przy migracji z desktopu sprawdź import danych i wsparcie biura rachunkowego,
  • przetestuj integracje (KSeF, bank, płatności, e‑commerce) na rzeczywistych danych,
  • skonsultuj wybór z księgowym, aby uniknąć niespodzianek integracyjnych.