Dokumentacja pracownicza wzory – prowadzenie teczek osobowych krok po kroku

Ten artykuł omawia praktyki prowadzenia dokumentacji pracowniczej w Polsce – od podstaw prawnych, przez pięcioczęściową strukturę akt osobowych, po obowiązkowe dokumenty i procedury wdrożenia. Obejmuje dokumentację papierową i elektroniczną, podaje wskazówki organizacyjne i przechowywania oraz wyjaśnia, dlaczego rzetelne, kompletne akta osobowe są fundamentem legalnych relacji pracowniczych i efektywnego zarządzania personelem.

Podstawa prawna i ramy regulacyjne

Obowiązki dotyczące dokumentacji wynikają z przepisów zapewniających odpowiedzialność pracodawcy i ochronę pracownika. Głównym źródłem prawa jest Kodeks pracy, w szczególności art. 94 pkt 9a i 9b, nakładający na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby pracowników czy rodzaju umowy, a naruszenie grozi konsekwencjami prawnymi.

Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (z późn. zm.), w tym istotne zmiany od 21 marca 2023 r. Regulacja precyzuje strukturę akt, kategorie dokumentów, zasady porządkowania i numeracji. Zastosowanie mają też przepisy o ochronie danych, w szczególności RODO.

Poniżej przedstawiono podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji, które wyznaczają standard zgodności:

• legalizm – gromadzenie dokumentów wyłącznie do celów związanych ze stosunkiem pracy i na podstawie prawa;
• proporcjonalność – zbieranie i przechowywanie tylko danych niezbędnych;
• bezpieczeństwo – ochrona przed nieuprawnionym dostępem, utratą i zniszczeniem;
• ograniczenie czasowe – ścisłe, ustawowo określone okresy przechowywania;
• integralność i kompletność – akta jednego pracownika w jednolitej postaci – papierowej albo elektronicznej, z czytelną organizacją i kompletnym zestawem treści.

Struktura i organizacja akt osobowych – system pięciu części

Od 21 marca 2023 r. obowiązuje pięcioczęściowa struktura akt osobowych (A–E). Zmiana uwzględnia m.in. przepisy o kontroli trzeźwości i pracy zdalnej. Każda część ma odrębny cel i obejmuje dokumenty z danego etapu lub obszaru zatrudnienia.

Część A: dokumentacja przed zatrudnieniem

Część A gromadzi dokumenty z etapu rekrutacji oraz materiały związane z profilaktyką zdrowotną.

Do części A włącza się w szczególności:

• kwestionariusz osobowy kandydata z danymi określonymi w art. 22(1) Kodeksu pracy,
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców,
• dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
• skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarza medycyny pracy,
• certyfikaty szkoleń wymagane przepisami szczególnymi,
• wykaz dokumentów z numeracją i układem chronologicznym.

Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Część B: dokumentacja w trakcie zatrudnienia

Część B jest zazwyczaj najbardziej obszerna i obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy.

Przykładowe dokumenty w części B:

• umowa o pracę (oryginał lub poświadczona kopia) i ewentualny zakres obowiązków,
• potwierdzenia zapoznania z regulaminem pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, zasadami BHP i poufności,
• informacja o warunkach zatrudnienia przekazana w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy,
• kwestionariusz osobowy pracownika oraz dane do celów kadrowo‑płacowych i podatkowych,
• potwierdzenia odbytych szkoleń BHP,
• umowy o zakazie konkurencji oraz dokumenty dot. powierzenia mienia,
• oświadczenia o uprawnieniach rodzicielskich, wnioski o elastyczną organizację pracy i pracę zdalną,
• wnioski dot. urlopów (w tym urlopu bezpłatnego) i zmian warunków pracy lub płacy,
• orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych,
• informację o wypłacie wynagrodzenia gotówką (jeśli dotyczy) i informację o równym traktowaniu,
• dokumentację dot. kontroli trzeźwości (jeśli nie jest prowadzona w części E),
• wykaz dokumentów z numeracją i chronologią.

Część C: dokumentacja dotycząca zakończenia zatrudnienia

Część C obejmuje dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

W części C umieszcza się:

• oświadczenia woli (porozumienie stron, wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia, rezygnacja),
• kopię świadectwa pracy i ewentualne wnioski o sprostowanie,
• rozliczenia końcowe, w tym informację o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop,
• dokumenty dot. zajęć wynagrodzenia w egzekucji i badań lekarskich po ustaniu zatrudnienia,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli dotyczy),
• numerację dokumentów oraz wykaz dokumentów.

Część D: dokumentacja dotycząca odpowiedzialności i kar porządkowych

Część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej, w tym odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz materiały do każdej kary, porządkowane w sekcjach (np. D1, D2) i chronologicznie.

Po roku nienagannej pracy należy usunąć z akt całą dokumentację danej kary i ponownie ponumerować sekcje – realizując zasadę rehabilitacji pracownika.

Część E: dokumentacja kontroli trzeźwości i środków podobnie działających do alkoholu

Nowa część E gromadzi dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i badaniami na obecność środków podobnie działających do alkoholu (zarówno przeprowadzanych przez pracodawcę, jak i uprawnione organy).

Dla przejrzystości zaleca się grupowanie dokumentów w sekcje (E1, E2 itd.) odpowiadające poszczególnym zdarzeniom i zachowanie chronologii.

Obowiązkowa dokumentacja dla nowych pracowników – wzory i procedury krok po kroku

Wdrożenie dokumentacji przy zatrudnianiu nowej osoby wymaga przestrzegania terminów i kompletowania określonych formularzy. Najwygodniej realizować proces w trzech fazach:

Faza przed zatrudnieniem: weryfikacja kandydata i dokumenty

Na etapie rekrutacji wykonuje się następujące czynności:

• przekazanie kwestionariusza osobowego kandydata i zbieranie wyłącznie danych niezbędnych (zgodnie z RODO),
• unikanie żądania danych wrażliwych bez podstawy prawnej lub dobrowolnej zgody,
• wystawienie skierowania na badania wstępne ze wskazaniem stanowiska,
• uzyskanie przez kandydata orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań,
• pokrycie kosztów badań przez pracodawcę.

Praca nie może rozpocząć się przed dostarczeniem orzeczenia.

Rozpoczęcie pracy i dokumenty początkowe

W dniu rozpoczęcia pracy należy skompletować kluczowe dokumenty:

• zawarcie na piśmie umowy o pracę (stanowisko, wynagrodzenie, wymiar i rozkład czasu pracy, rodzaj umowy),
• przekazanie pisemnego zakresu obowiązków (jeżeli jest ustalony),
• potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy, zasadami BHP i obowiązkami dot. poufności,
• przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia (najpóźniej w ciągu 7 dni),
• przekazanie informacji o równym traktowaniu w zatrudnieniu,
• uzupełnienie kwestionariusza osobowego pracownika (dane do kadr, podatków i ubezpieczeń).

Dokumenty po rozpoczęciu pracy i formularze podatkowe

W pierwszych dniach zatrudnienia kompletowane są dokumenty dodatkowe:

• złożenie PIT‑2 (dla stosowania kwoty zmniejszającej i ulg) – brak PIT‑2 skutkuje poborem zaliczek według ustawowego algorytmu,
• zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń w ZUS (jeżeli dotyczy),
• oświadczenia dotyczące uprawnień rodzicielskich i wnioski o elastyczną organizację pracy,
• ewentualna zgoda na przetwarzanie danych osobowych w zakresie wykraczającym poza cele niezbędne do zatrudnienia (np. PPK),
• potwierdzenia odbycia szkoleń BHP oraz odbiór grafiku lub rozkładu czasu pracy.

Dokumentacja szczególna dla określonych sytuacji

W przypadkach szczególnych przygotowuje się dodatkowe dokumenty:

• dokument powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia (opis, stan, zasady użytkowania i zdania),
• umowę o zakazie konkurencji w trakcie i/lub po ustaniu stosunku pracy (zakres ograniczeń i odszkodowanie).

Procedury organizacji i prowadzenia akt osobowych

Porządek chronologiczny i numeracja dokumentów

Aby dokumentacja była spójna i audytowalna, stosuje się poniższe reguły porządkowe:

• układ chronologii odwrotnej w każdej części (najnowsze na wierzchu),
• trwała numeracja wszystkich dokumentów w jednolitym miejscu (np. prawy górny róg),
• przy korekcie kolejności – nieusuwanie numeru, a jedynie przekreślenie i nadanie nowego,
• prowadzenie wykazu dokumentów (numer, tytuł, data) i jego bieżąca aktualizacja,
• po usunięciu dokumentów (np. po zatarciu kary) – renumeracja i aktualizacja wykazu.

Formy dokumentów: oryginały a kopie

Dokumenty okazywane (dyplomy, świadectwa pracy, certyfikaty, dokumenty zdrowotne) można przechowywać jako kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem – po okazaniu oryginału i opatrzeniu kopii klauzulą „Kopia zgodna z oryginałem”, datą i podpisem osoby weryfikującej.

Oświadczenia woli i wnioski kierowane do pracodawcy (np. urlopowe, o zmiany organizacji pracy, wypowiedzenia, zgody) przechowuje się w oryginałach z własnoręcznym podpisem pracownika.

Przejście na dokumentację elektroniczną – wymagania i procedury

Ramy prawne elektronicznych akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 r. dopuszczalne jest prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej. Nie można jednocześnie prowadzić akt jednego pracownika w dwóch postaciach; forma musi być jednolita (choć może się różnić między grupami pracowników).

System teleinformatyczny do elektronicznej dokumentacji powinien spełniać następujące wymagania:

• ochrona przed uszkodzeniem, utratą i dostępem nieuprawnionych,
• zapewnienie integralności treści i metadanych (zmiany wyłącznie w udokumentowanym trybie),
• ciągły dostęp dla uprawnionych i identyfikacja użytkowników,
• rejestracja wszystkich zmian i operacji,
• sprawne wyszukiwanie oraz eksport/udostępnianie w wymaganych formatach,
• możliwość wiarygodnego wydruku.

Proces digitalizacji i wymagania

Konwersję z papieru na postać elektroniczną realizuje się według poniższych kroków:

• zeskanowanie dokumentów w parametrach zapewniających wierność odwzorowania (format, rozdzielczość, głębia kolorów),
• opatrzenie skanów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (lub osoby upoważnionej),
• weryfikacja kompletności i jakości plików przed włączeniem do systemu.

Powiadomienie pracownika o zmianie formatu

Przy zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracodawca przekazuje pracownikowi stosowną informację. Komunikat powinien obejmować:

• wskazanie, że nastąpiła zmiana postaci prowadzenia dokumentacji,
• odbioru dotychczasowej postaci w terminie 30 dni od powiadomienia,
• zaznaczenie, że po bezskutecznym upływie terminu poprzednia postać dokumentacji może zostać zniszczona.

Okresy przechowywania i zarządzanie archiwum

Obowiązkowe okresy przechowywania

Okresy archiwizacji różnią się w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Dla przejrzystości zestawiamy je w tabeli:

Grupa zatrudnionych	Okres przechowywania	Bieg terminu	Warunki szczególne
Osoby zatrudnione od 1.01.2019 r.	10 lat po zakończeniu zatrudnienia	od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (np. przy zakończeniu 15.05.2025 r. – 1.01.2026 do 31.12.2035)	brak dodatkowych warunków
Osoby zatrudnione przed 1.01.2019 r.	co do zasady 50 lat	od końca roku ustania zatrudnienia	możliwość skrócenia do 10 lat po złożeniu w ZUS formularzy ZUS OSW i ZUS RIA

Wymogi przechowywania i bezpieczeństwa archiwum

W całym okresie przechowywania dokumentacja musi być chroniona przed zniszczeniem, utratą, pogorszeniem stanu i dostępem osób nieuprawnionych. Najważniejsze praktyki to:

• dla postaci papierowej – zamykane szafy/pomieszczenia, kontrola warunków (temperatura, wilgotność) oraz dostęp wyłącznie dla upoważnionych,
• dla postaci elektronicznej – silne kontrole dostępu z identyfikacją użytkowników, szyfrowanie, regularne kopie zapasowe oraz rejestry (audyty) dostępu i modyfikacji.

Najczęstsze błędy w dokumentacji i ryzyka niezgodności

Nieprawidłowości ujawniane podczas kontroli PIP

Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) najczęściej wykazują następujące braki i uchybienia:

• brak kompletnych akt osobowych,
• brak pisemnej umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy,
• brak informacji o warunkach zatrudnienia lub braki w treści umów (stanowisko, wynagrodzenie, czas trwania),
• niekompletne dokumenty BHP (szkolenia, orzeczenia lekarskie),
• nieprawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy,
• naruszenia dotyczące wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• brak układu chronologicznego, numeracji, wykazów i wyodrębnienia pięciu części,
• brak potwierdzeń zapoznania z regulacjami wewnętrznymi.

Konsekwencje prawne naruszeń

Naruszenia obowiązków dokumentacyjnych niosą wielowarstwowe ryzyka:

• wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 Kodeksu pracy) – grzywny od 1 000 do 30 000 zł, a w szczególnych przypadkach do 45 000 zł,
• roszczenia cywilne pracowników o odszkodowanie,
• odwrócenie ciężaru dowodu w sporach, skutkujące rozstrzygnięciami na korzyść pracownika.