Umowa na wykonanie strony internetowej – co powinien zawierać kontrakt?

Umowa na wykonanie strony internetowej to kluczowy dokument regulujący relacje między zamawiającym a wykonawcą, jasno określający zakres prac, prawa i obowiązki stron, rozkład ryzyka oraz sposób rozliczenia projektu.

Starannie przygotowana umowa wymaga uwzględnienia aspektów prawnych, finansowych i technicznych – od precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia, przez zasady przeniesienia praw autorskich, po gwarancję i tryb rozwiązywania sporów. Zastosowanie odpowiednich rozwiązań umownych zapobiega niejasnościom, chroni interesy stron i minimalizuje ryzyko konfliktów dotyczących zakresu prac, jakości wykonania i warunków płatności.

Niniejszy przewodnik omawia praktyczne elementy, które powinna zawierać umowa na wykonanie strony internetowej, z odwołaniem do przepisów Kodeksu cywilnego i realiów branży kreatywno‑technologicznej.

Klasyfikacja prawna i charakter umowy na wykonanie strony internetowej

Umowa na wykonanie strony internetowej należy do umów nienazwanych i jest kształtowana zgodnie z zasadą swobody umów. W praktyce najczęściej przybiera postać umowy o dzieło z art. 627–646 k.c., choć bywa umową mieszaną z elementami zlecenia (np. przy stałej obsłudze i aktualizacjach).

Kwalifikacja jako umowa o dzieło wynika z oczekiwania z góry określonego rezultatu – w pełni działającej, pozbawionej wad strony internetowej.

Z perspektywy prawa autorskiego strona www to utwór, co przesądza o konieczności uregulowania praw autorskich (osobistych i majątkowych). Dla celów podatkowych wykonawca może być zobowiązany do zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS w ciągu siedmiu dni od jej zawarcia.

Wybór formy umowy wpływa na prawa, obowiązki i konsekwencje podatkowe – warto skonsultować ją z doradcą podatkowym już na etapie przygotowań. Forma pisemna jest niezbędna dla przeniesienia majątkowych praw autorskich; sama umowa wykonawcza może być zawarta ustnie, lecz dla bezpieczeństwa rekomendowana jest forma pisemna.

Podstawowe elementy strukturalne umowy

Każda umowa powinna jednoznacznie identyfikować strony, datę i miejsce zawarcia oraz sposób reprezentacji. Poniżej kluczowe dane, które należy uwzględnić:

• dla osób fizycznych – imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL lub numer dokumentu tożsamości,
• dla osób prawnych – pełna nazwa, adres siedziby, KRS, NIP, REGON, dane reprezentanta i podstawa umocowania,
• data i miejsce zawarcia – wpływają na początek biegu terminów, reżim prawny i ewentualne uprawnienia do odstąpienia.

Podpisy stron potwierdzają zawarcie umowy. Przy przeniesieniu praw autorskich brak podpisu lub podpis nieuprawnionej osoby powoduje nieważność postanowień. Dopuszczalny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Określenie przedmiotu umowy i specyfikacja zakresu prac

Precyzyjne zdefiniowanie przedmiotu umowy jest kluczowe – niejasny zakres prac niemal zawsze prowadzi do sporów. Przedmiotem może być stworzenie i wdrożenie strony, aktualizacje, nadzór, a także usługi dodatkowe (np. pozycjonowanie czy administracja).

Aby uniknąć rozbieżnych oczekiwań, opisz dokładnie wymagania i materiały:

• rodzaj strony (np. sklep internetowy, portal edukacyjny, blog, strona wizytówkowa),
• liczbę podstron, strukturę zakładek i ich zawartość,
• wymagania graficzne, standardy UX/UI i responsywność,
• specjalne funkcjonalności (np. płatności online, integracje z CRM/ERP, wielojęzyczność),
• technologie i środowisko (CMS, framework, biblioteki, zgodność z przeglądarkami),
• zakres materiałów dostarczanych przez zamawiającego (treści, zdjęcia, logotypy).

Załącznikiem do umowy powinna być specyfikacja (brief, makiety, prototypy), która wiąże strony i stanowi podstawę odbioru.

Elementy finansowe i modele wynagrodzenia

Umowa musi określać wynagrodzenie netto i brutto, stawki VAT oraz zasady fakturowania. Najczęściej stosuje się trzy modele rozliczeń:

Model	Kiedy stosować	Zalety	Ryzyka
Ryczałt	zakres dobrze zdefiniowany i stabilny	przewidywalny koszt dla zamawiającego	ryzyko niedoszacowania po stronie wykonawcy
Kosztorys	zakres może wymagać prac dodatkowych	elastyczność i możliwość korekt	mniej przewidywalny koszt dla zamawiającego
Godzinowy	zakres trudny do wcześniejszego określenia	rozliczenie rzeczywistego nakładu	konieczność ścisłego raportowania i limitów

Wynagrodzenie godzinowe w branży web zwykle mieści się w widełkach 150–250 zł netto/h (w zależności od doświadczenia i złożoności prac).

Dla uporządkowania rozliczeń i bezpieczeństwa stron warto rozdzielić płatności:

• wynagrodzenie za wykonanie prac – płatne zgodnie z harmonogramem i postępem,
• wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich – płatne po odbiorze, z przeniesieniem praw po pełnej zapłacie,
• płatności za usługi dodatkowe – serwis, aktualizacje, wsparcie techniczne.

Harmonogram płatności powinien przewidywać zaliczkę/zadatek, płatności za kamienie milowe i rozliczenie końcowe po odbiorze, z precyzyjnymi terminami (np. „w ciągu 14 dni od wystawienia faktury”).

Harmonogram realizacji i etapy prac

Realistyczny harmonogram i kamienie milowe zapewniają kontrolę nad projektem i zmniejszają ryzyko opóźnień. Przed rozpoczęciem ustal daty etapów i finalnego wdrożenia.

Przykładowy podział projektu na etapy wraz z orientacyjnymi ramami czasowymi:

• analiza wymagań i spisanie specyfikacji (1–2 tygodnie),
• projekt graficzny i prototypy (1–3 tygodnie),
• implementacja kluczowych funkcjonalności (2–6 tygodni),
• testy, poprawki i optymalizacja (1–2 tygodnie),
• wdrożenie produkcyjne i stabilizacja (ok. 1 tydzień).

Każdy etap powinien mieć kryteria akceptacji (np. komplet makiet, zgodność z księgą znaku, poprawność techniczna). Terminy powinny biec od zdarzenia wskazanego w umowie (np. podpisanie, pierwsza płatność, dostarczenie materiałów) i ulegać przesunięciu, gdy zamawiający spóźnia się z akceptacją lub materiałami.

Prawa autorskie i transfer praw majątkowych

Strona internetowa jest utworem chronionym od chwili stworzenia. Prawa osobiste są niezbywalne, a majątkowe mogą zostać przeniesione lub licencjonowane.

Przeniesienie majątkowych praw autorskich wymaga formy pisemnej (również elektronicznej z kwalifikowanym podpisem) pod rygorem nieważności.

W umowie należy precyzyjnie wymienić pola eksploatacji, na których zamawiający będzie korzystać z utworu:

• publiczne udostępnianie w Internecie i sieciach wewnętrznych,
• zwielokrotnianie i rozpowszechnianie całości lub części,
• adaptacja, modyfikacje i tworzenie opracowań,
• utrwalanie w różnych technikach i formatach,
• wykorzystanie w celach marketingowych i promocyjnych.

Należy określić zakres terytorialny i czasowy (często: cały świat, bez ograniczeń), dostęp do kodu źródłowego oraz prawo do modyfikacji. Szczególnie ważne jest rozróżnienie elementów własnych i komponentów zewnętrznych (szablony, wtyczki i biblioteki open source), wraz z licencjami i warunkami ich użycia.

Trzeba też uregulować prawa zależne (prawo do zmian) oraz sposób oznaczenia autorstwa w serwisie.

Jakość, gwarancja i rękojmia za wady

Jeśli dzieło jest wykonywane wadliwie lub niezgodnie z umową, zamawiający – zgodnie z art. 636–638 k.c. – może wezwać do zmiany sposobu wykonania, a po bezskutecznym terminie odstąpić od umowy lub zlecić poprawki na koszt wykonawcy.

Za wady uznaje się m.in. błędy w kodzie, nieprawidłowe wyświetlanie na urządzeniach mobilnych, luki bezpieczeństwa, brak uzgodnionych funkcji lub niezgodność z ustaleniami (np. liczba podstron, kolorystyka).

W praktyce gwarancja na oprogramowanie trwa 90 dni – 12 miesięcy od wdrożenia i obejmuje usuwanie wad bez dodatkowych opłat.

Dla transparentności warto wprowadzić kategoryzację wad z czasami reakcji i naprawy:

• wady krytyczne – uniemożliwiają funkcjonowanie serwisu; reakcja natychmiast/1–2 h, praca ciągła do usunięcia,
• wady istotne – ograniczają funkcjonalność, lecz serwis działa; reakcja 4–8 h, naprawa do 1–7 dni,
• wady nieistotne – drobne usterki niezakłócające działania; reakcja 24–48 h, naprawa do kolejnego wydania.

Należy opisać wyłączenia odpowiedzialności (np. materiały dostarczone przez zamawiającego, nieautoryzowane modyfikacje, siła wyższa) oraz rozróżnić gwarancję od usług rozwojowych (nowe funkcje, monitoring, aktualizacje bezpieczeństwa), które są odpłatne.

Przeprowadzanie poprawek i procedury akceptacji

Brak reguł dotyczących liczby i zakresu poprawek to częsta przyczyna sporów – wprowadź jasne limity i terminy.

Dla ułatwienia współpracy warto uregulować kluczowe zasady:

• liczba rund poprawek – np. do pięciu rund w cenie, z definicją „głównej zmiany”,
• terminy na zgłaszanie uwag – np. do pięciu dni roboczych po zakończeniu etapu,
• tryb akceptacji – wyznaczenie jednej osoby decyzyjnej po stronie zamawiającego,
• odbiór warunkowy – akceptacja z drobnymi poprawkami do wykonania w określonym terminie.

Warunki rozwiązania i odstąpienia od umowy

Prawo do odstąpienia reguluje Kodeks cywilny (m.in. art. 635–644 k.c.). Zamawiający może odstąpić w razie wadliwego wykonywania dzieła po bezskutecznym wezwaniu do zmiany sposobu wykonania. Może też odstąpić w każdej chwili przed ukończeniem prac, płacąc wynagrodzenie pomniejszone o oszczędzone koszty.

Warto doprecyzować w umowie dodatkowe przesłanki odstąpienia, wraz z przykładami:

• opóźnienie wykonawcy przekraczające uzgodniony bufor (np. 14 dni) bez uzasadnienia,
• brak dostarczenia materiałów przez zamawiającego pomimo wezwania w terminie,
• brak zapłaty zaliczki lub kolejnej transzy w terminie,
• naruszenie poufności lub praw autorskich drugiej strony.

Odstąpienie powinno przybrać formę pisemnego oświadczenia ze wskazaniem podstawy prawnej i przyczyn. Ureguluj los wykonanych prac i materiałów po odstąpieniu oraz przeniesienie praw autorskich do części już wykonanej (np. odpłatnie, proporcjonalnie). Należy też określić, czy wykonawca może wykorzystać elementy w portfolio.

Domeny, hosting i infrastruktura techniczna

Domena to adres serwisu (np. www.mojastrona.pl), a hosting to usługa serwerowa. Rekomenduje się, aby właścicielem domeny był zamawiający. Umowa powinna określać, kto rejestruje domenę, gdzie będzie utrzymywana i kto ponosi koszty.

Jeśli hosting zapewnia wykonawca, należy opisać parametry serwera (przestrzeń, transfer, technologie), SLA oraz kopie zapasowe. Dla małych stron koszt hostingu po okresie promocyjnym to zwykle 150–300 zł rocznie i obejmuje podstawowy certyfikat SSL.

Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie. Certyfikat SSL szyfruje transmisję danych; umowa powinna wskazać jego typ (DV, OV, EV) i odpowiedzialność za odnowienia. Niezbędne jest też uregulowanie backupów (częstotliwość, retencja, czas odtworzenia).

Dodatkowe usługi i wsparcie posprzedażne

Zakres usług po wdrożeniu należy opisać wprost, z rozróżnieniem świadczeń wliczonych w cenę i tych płatnych dodatkowo:

• administracja treścią – publikacja i edycja materiałów, np. pakiet 2–5 h pracy/mies.,
• konserwacja i aktualizacje – m.in. CMS WordPress i wtyczki open source,
• monitoring bezpieczeństwa – wykrywanie zagrożeń, łatki, raportowanie incydentów,
• kopie zapasowe – harmonogram i testy odtwarzania,
• wsparcie techniczne – dostępność (np. 24/7 vs. godziny pracy), czas reakcji i kanały kontaktu,
• SEO – zakres on‑page (struktura, metadane, wydajność) i/lub off‑page (linkowanie, działania PR).

Umowa powinna jasno wskazać, które usługi są wliczone w cenę, a które wymagają dopłaty (np. po okresie promocyjnym stawka wzrasta z 199 zł do 249 zł netto/mies.).

Odpowiedzialność za dane osobowe i RODO

Jeżeli strona zbiera dane osobowe (np. formularz kontaktowy, sklep), zamawiający jest administratorem danych, a wykonawca występuje jako podmiot przetwarzający (procesor).

Między stronami musi zostać zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO – w formie pisemnej lub elektronicznej. Powinna obejmować:

• zakres danych i cel przetwarzania,
• czas przetwarzania i retencję,
• środki bezpieczeństwa (szyfrowanie, backupy, kontrola dostępu),
• zasady podpowierzenia oraz audytu,
• procedury reagowania na incydenty i zgłaszania naruszeń.

Szyfrowanie transmisji (SSL) jest standardem adekwatnych środków ochrony danych i powinno być stosowane w serwisach z formularzami i płatnościami.

Odpowiedzialność za poprawy i modyfikacje kodu

Samodzielne lub zewnętrzne modyfikacje mogą generować błędy. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za wady powstałe wskutek nieautoryzowanych zmian kodu (zwłaszcza w środowiskach open source) czy braku kopii zapasowych.

Jeśli zmiany wprowadza inny podmiot, umowa może przewidywać prawo sprzeciwu i wyłączenie odpowiedzialności wykonawcy za skutki tych zmian.

Kary umowne i odszkodowanie

Kary umowne motywują do należytego wykonania obowiązków i upraszczają dochodzenie roszczeń. Mogą dotyczyć opóźnień, braku usunięcia wad w terminie czy naruszenia poufności i być określone kwotowo lub procentowo (z limitem, np. do 50% wynagrodzenia).

Kara umowna nie wyklucza dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, jeśli rzeczywista szkoda przewyższa wysokość kary i umowa nie stanowi inaczej.

Poufność i ochrona informacji poufnych

Umowa powinna zobowiązywać obie strony do zachowania poufności informacji biznesowych i technicznych. Ujawnienie osobom trzecim wymaga pisemnej zgody, z wyjątkiem informacji publicznie dostępnych, ujawnianych z mocy prawa lub pozyskanych legalnie od osób trzecich bez naruszenia poufności.

Obowiązek poufności powinien obowiązywać w trakcie współpracy i przez uzgodniony czas po jej zakończeniu (np. 2 lata).