Do kiedy dostarczyć faktury do księgowej? Terminy w biurze rachunkowym

Dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego na czas stanowi fundamentalny element efektywnej współpracy między przedsiębiorcą a księgowym i warunek uniknięcia kosztownych konsekwencji podatkowych. Standardowo klienci przekazują dokumenty do 5. dnia miesiąca następnego, ale termin może być zmieniony umownie.

Jeśli dokumenty trafią do biura po 5. dniu miesiąca, zostaną rozliczone w bieżącym okresie, a nie w poprzednim, co wpływa na VAT i może wymagać korekt. Nieterminowość oznacza ryzyko utraty bieżącego odliczenia VAT, odsetek oraz dodatkowych kosztów obsługi.

Podstawowe terminy dostarczania dokumentów do biura rachunkowego

Najczęściej stosowanym terminem jest 5. dzień miesiąca następnego, jednak ostateczną datę warto wpisać do umowy i ustalić ją w pierwszej połowie miesiąca – tak, aby księgowy mógł przekazać wyliczenia podatków i ZUS przed terminami płatności.

Dlaczego biura oczekują dokumentów między 5. a 10. dniem miesiąca? Wynika to z konieczności zamknięcia rozliczeń przed ustawowymi datami składania deklaracji i przelewów, które zwyczajowo przypadają:

• do 15. dnia miesiąca,
• do 20. dnia miesiąca,
• do 25. dnia miesiąca.

W umowach często pojawia się zapis, że dokumenty dostarczone po wskazanym terminie (np. po 15. dniu) wyłączają odpowiedzialność biura za opóźnione przekazanie wyników podatkowych. Konsekwentne trzymanie się umówionych dat to jedyny sposób na terminowe rozliczenia.

Zakres dokumentów, które co miesiąc powinny trafić do biura, obejmuje w szczególności:

• wszystkie faktury sprzedaży i zakupu,
• wyciągi bankowe,
• rachunki i paragony,
• raporty z kas fiskalnych,
• potwierdzenia opłaty składek ZUS,
• umowy, aneksy i inne dowody księgowe,
• dokumenty specyficzne dla formy działalności (np. spółki kapitałowe).

Akceptowane formy przekazywania dokumentów są elastyczne. Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• skany lub zdjęcia przesłane przez aplikację,
• przesyłka pocztowa lub kurier,
• dostarczenie osobiste w siedzibie biura,
• pełna forma elektroniczna – coraz powszechniejsza i najbezpieczniejsza pod kątem zagubień.

Konsekwencje nieterminowego dostarczania dokumentów

Spóźnione dokumenty niemal zawsze oznaczają korekty, przesunięcia odliczeń i większe ryzyko błędów.

Najczęstsze skutki opóźnień to:

• ujęcie w bieżącym okresie – dokumenty trafiają do rozliczeń miesiąca, w którym je dostarczono, a nie tego, którego dotyczą;
• utrata bieżącego odliczenia VAT – odliczenie bywa możliwe dopiero w kolejnych okresach lub przez korektę JPK;
• dodatkowe koszty – opłaty za sporządzenie korekt, potencjalne dopłaty podatku i odsetki od zaległości;
• ryzyko kar skarbowych – zwłaszcza za nieterminowe JPK i deklaracje, które biuro składa cyklicznie;
• obniżenie wiarygodności ksiąg – większe ryzyko błędów i korekt w KPiR oraz w rejestrach VAT.

Zgodnie z ordynacją podatkową za rozliczenia odpowiada podatnik całym swoim majątkiem. Spóźnienia w przekazywaniu dokumentów nie zwalniają z tej odpowiedzialności i nie przenoszą jej automatycznie na biuro.

Terminy wystawiania faktur i odliczania VAT

Najważniejsze zasady dotyczące fakturowania i odliczeń prezentują się następująco:

1. Wystawienie faktury – zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.
2. Moment odliczenia VAT – zgodnie z art. 86 ust. 10 prawo do odliczenia powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego i otrzymania faktury.
3. Okresy na odliczenie – przy rozliczeniu miesięcznym w okresie otrzymania faktury lub w jednym z trzech kolejnych miesięcy; przy rozliczeniu kwartalnym w okresie otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych kwartałów.
4. Korekty JPK_V7/JPK_VAT – gdy odliczenie nie zostało dokonane, możliwe jest skorygowanie rozliczenia w ciągu pięciu lat od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia.
5. Nieterminowe wystawienie faktury przez sprzedawcę – nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia; kluczowy jest moment otrzymania dokumentu.

Przykład praktyczny: jeśli sprzedaż miała miejsce 12 lipca 2025 r., fakturę należy wystawić do 15 sierpnia 2025 r. Podatnik kwartalny, który otrzymał fakturę 5 sierpnia 2025 r., może ją wykazać w JPK_V7K począwszy od sierpnia 2025 r., a brak odliczenia w terminie koryguje przez JPK_V7 w ustawowym okresie pięcioletnim.

Procedury umowne i rola umowy z biurem rachunkowym

Dobra umowa porządkuje obieg dokumentów i minimalizuje ryzyko opóźnień. Warto w niej precyzyjnie uregulować poniższe kwestie:

• termin przekazania dokumentów – np. do 5. dnia miesiąca następnego;
• sposób dostarczania – osobiście, pocztą, kurierem, online przez aplikację;
• zakres dokumentów – lista wymaganych pozycji zależna od profilu działalności;
• odpowiedzialność i SLA – do kiedy biuro poda wyniki podatków i ZUS (np. do 18. dnia miesiąca);
• konsekwencje opóźnień – dodatkowe opłaty, wyłączenie odpowiedzialności za wyniki po terminie;
• podział obowiązków – należyta staranność biura vs. rzetelność i kompletność danych po stronie klienta;
• kary umowne i wypowiedzenie – w razie uporczywych opóźnień i naruszeń.

Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, tak by jej treść była zrozumiała i wykonalna dla obu stron.

Procedury korygowania błędów i księgowanie faktur po terminie

Gdy dokument został pominięty lub trafił do biura po czasie, stosuje się trzy ścieżki działania:

1. Odliczenie bieżące – jeśli nie upłynęły okresy odliczenia, VAT można odliczyć na bieżąco, a kwotę netto ująć zgodnie z datą faktury.
2. Korekta JPK_V7/JPK_V7K – gdy minął termin bieżącego odliczenia VAT, składa się korektę w ciągu pięciu lat od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia.
3. Późna korekta – po przekroczeniu wszystkich okresów dopuszczalnych do odliczenia konieczna jest korekta JPK_V7, zwykle z dodatkowymi kosztami obsługi.

Data zapisu księgowego to dzień, pod jakim operację ujmuje się w księgach, a nie dzień wprowadzenia do systemu. Do zamknięcia miesiąca można księgować dokumenty dotyczące tego okresu, często z datą ostatniego dnia miesiąca.

Nieujęcie wszystkich faktur kosztowych (szczególnie towarów, materiałów i usług do dalszej odsprzedaży) może skutkować uznaniem KPiR za nierzetelną. Do czasu zamknięcia ksiąg wszystkie dokumenty powinny trafić do biura.

Przechowywanie dokumentów i obowiązki biura rachunkowego

Podstawowe reguły archiwizacji przedstawiają się następująco:

• dokumenty podatkowe – przechowywanie przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności,
• dokumenty środków trwałych – do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego roku zakończenia amortyzacji,
• okresy dłuższe – możliwe, jeśli tak stanowi umowa z klientem.

Biuro wydaje oryginały dokumentów na żądanie klienta; kopie może zachować dla celów dowodowych, o ile przepisy tego wymagają lub dopuszczają.

W razie czynności urzędowych typowe terminy przekazania dokumentów są następujące:

• czynności sprawdzające: zwykle 7–14 dni,
• kontrola celno-skarbowa: 3–7 dni,
• tryb pilny: 24–48 godzin.

Biuro może odmówić udostępnienia dokumentów, jeśli żądanie jest bez podstawy prawnej lub dotyczy materiałów poza zakresem spraw klienta, jednak odmowa musi być wyjątkowa i dobrze uzasadniona. W przeciwnym razie grożą sankcje, włącznie z karą pieniężną czy odpowiedzialnością do 2 lat pozbawienia wolności za bezprawne niszczenie lub usuwanie dokumentów.

Przyszłość – Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jego wpływ na procedury

KSeF zrewolucjonizuje obieg dokumentów, eliminując fizyczne dostarczanie faktur i ograniczając opóźnienia do minimum. Kluczowe założenia i terminy to:

• wdrożenie etapowe – start obowiązku od 1 lutego 2026 r., pełny obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.;
• wyjątki – podmioty z przychodem poniżej 10 000 zł brutto miesięcznie mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.;
• status faktury – po przesłaniu pliku XML i nadaniu numeru KSeF dokument staje się pełnoprawną fakturą dostępną u nabywcy w systemie;
• dostęp biura – po udzieleniu upoważnień biuro automatycznie pobiera i księguje faktury.

Biuro nie będzie już czekało do 5. dnia miesiąca – dostęp do faktur uzyska w momencie ich wystawienia. Warto zaktualizować umowy i upoważnienia, by przygotować procesy na pracę w KSeF.

Praktyczne wskazówki i rekomendacje dla przedsiębiorców

Aby uniknąć problemów, wprowadź prosty, powtarzalny system przekazywania dokumentów:

• przekazuj dokumenty na bieżąco – nie czekaj do końca terminu,
• prowadź spis przekazywanych materiałów – prosta lista lub e-mail z zestawieniem i załącznikami,
• potwierdzaj doręczenie – proś o potwierdzenia odbioru od biura,
• zadbaj o archiwum elektroniczne – dostępne i uporządkowane,
• pilnuj umownych dat – unikniesz odsetek, korekt i dodatkowych kosztów.

Dobra organizacja obiegu dokumentów, znajomość terminów i współpraca z biurem rachunkowym to inwestycja w spokój, rzetelne rozliczenia i realne oszczędności.