WSTE

Rozpoczęcie działalności e-commerce w Polsce wymaga zgromadzenia kompleksowego pakietu dokumentów prawnych i spełnienia szeregu wymagań ustawowych. W 2026 roku przedsiębiorcy mierzą się nie tylko z technologicznym aspektem prowadzenia sklepu, ale przede wszystkim z rozbudowanymi regulacjami obejmującymi rejestrację działalności, ochronę danych, bezpieczeństwo płatności oraz transparentność wobec konsumentów. Niniejszy poradnik przedstawia najważniejsze dokumenty i obowiązki prawne – od formalności rejestracyjnych po ochronę praw konsumenta i dostępność cyfrową – które warto wdrożyć przed startem sklepu.

Zawartość

Rejestracja działalności gospodarczej i dokumenty podstawowe

Założenie firmy poprzez system CEIDG

Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej. Dla większości małych e-sklepów najwygodniejsza będzie jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) w CEIDG. Rejestracja jest darmowa, możliwa w całości online przez biznes.gov.pl i zwykle zajmuje około 15 minut. Firma może rozpocząć działalność w dniu wskazanym we wniosku, a dane trafiają automatycznie do ZUS i GUS (REGON w 7 dni).

Do złożenia wniosku CEIDG-1 przygotuj następujące informacje i decyzje:

  • numer PESEL,
  • ważny dowód osobisty do weryfikacji tożsamości,
  • adres do korespondencji (może to być adres zamieszkania),
  • właściwy kod PKD – dla e‑sklepów dotychczas 47.91.Z; od 1 stycznia 2025 obowiązuje PKD 2025 z kodami według asortymentu.

Wybór kodu PKD w systemie PKD 2025 jest szczególnie ważny – klasyfikacja opiera się już na rodzaju asortymentu, a nie na kanale sprzedaży.

Dane rejestrowe i identyfikacja przedsiębiorcy

Na etapie rejestracji wybiera się formę opodatkowania: skala podatkowa, podatek liniowy 19% lub ryczałt. Wpływa to na wysokość podatków i możliwość rozliczania kosztów. Po rejestracji CEIDG system przekazuje dane do ZUS i GUS, a firma otrzymuje REGON.

Upewnij się, że na stronie sklepu i w regulaminie znajdują się kompletne dane identyfikacyjne przedsiębiorcy:

  • pełna nazwa firmy,
  • adres siedziby działalności,
  • numer NIP,
  • numer REGON,
  • telefon kontaktowy,
  • adres e‑mail.

Dane muszą być łatwo dostępne już na etapie przeglądania oferty – ich brak grozi sankcjami i obniża zaufanie do sklepu.

Obowiązkowe dokumenty prawne sklepu internetowego

Regulamin sklepu internetowego

Regulamin to fundament legalnej sprzedaży na odległość – wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego. Nie jest formalnością: zabezpiecza interesy sprzedawcy, porządkuje procesy i buduje zaufanie klientów.

Regulamin powinien w sposób przejrzysty obejmować co najmniej następujące elementy:

  • postanowienia ogólne z pełnymi danymi sprzedawcy i dostępnymi formami kontaktu,
  • słowniczek pojęć (np. konsument, konto, towar, niezgodność),
  • wymagania techniczne dla korzystania ze sklepu,
  • zasady korzystania (w tym zakaz dostarczania treści bezprawnych),
  • procedurę zawarcia umowy (kroki zakupowe),
  • moment zawarcia umowy (np. kliknięcie „zamawiam z obowiązkiem zapłaty”),
  • metody płatności,
  • koszty i terminy dostawy/realizacji,
  • prawo odstąpienia i jasną procedurę zwrotu,
  • procedury reklamacyjne oraz zasady odpowiedzialności za niezgodność towaru z umową,
  • gwarancje (jeśli są udzielane),
  • informacje o cookies i zasadach przetwarzania danych osobowych.

Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podawania przyczyny, a zasady zwrotów muszą być opisane jasno i szczegółowo. Od 19 czerwca 2026 r. – zgodnie z dyrektywą UE 2023/2673 – sklep musi udostępnić „odstąp od umowy” jako przycisk równie prosty i widoczny jak przycisk zakupu.

Polityka prywatności i RODO

Choć przepisy nie wymagają dokumentu pod nazwą „polityka prywatności”, RODO nakłada obowiązki informacyjne – wskazanie administratora, celów i podstaw przetwarzania (art. 6 RODO), kategorii danych, odbiorców (np. kurierzy, operatorzy płatności, dostawcy IT) i okresów przechowywania. Naruszenia mogą skutkować karami do 20 mln euro lub 4% obrotu.

Poinformuj użytkowników o przysługujących im prawach wynikających z RODO:

  • prawo dostępu do danych,
  • prawo do sprostowania danych,
  • prawo do usunięcia danych („bycia zapomnianym”),
  • prawo do ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do przenoszenia danych,
  • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • prawa związane z automatycznym podejmowaniem decyzji i profilowaniem.

W polityce wskaż także, jak użytkownik może zrealizować swoje prawa (adres e‑mail, formularz, dane kontaktowe administratora).

Polityka cookies i zgody marketingowe

Jeśli korzystasz z narzędzi takich jak Google Analytics, Facebook Pixel czy Hotjar, przetwarzasz dane w oparciu o pliki cookies – zastosuj wymagania Prawa telekomunikacyjnego oraz RODO. Użytkownik musi móc odrzucić śledzenie równie łatwo, jak je zaakceptować.

Zadbaj o zgodny z wytycznymi UODO (2025) baner i proces zgód:

  • równoważne opcje „akceptuj wszystkie” i „odrzuć wszystkie”,
  • brak domyślnie zaznaczonych zgód – zgoda musi być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna,
  • brak utraty dostępu do oferty sklepu przy odmowie zgód,
  • dokumentowanie zgód i łatwość wykazania ich udzielenia (rekomendowany double opt‑in dla komunikacji e‑mail).

Podatki i obowiązki finansowe

Wybór formy opodatkowania i zwolnienie z VAT

Sprzedawcy online wybierają między: skalą podatkową (12% i 32%), podatkiem liniowym (19%) lub ryczałtem. Każda forma różni się efektywnym obciążeniem i zakresem kosztów do odliczenia.

Zwolnienie z VAT przysługuje, gdy roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł w 2025 r., a od 1 stycznia 2026 r. limit wyniesie 240 000 zł (proporcjonalnie przy rozpoczęciu w trakcie roku). Utrata zwolnienia następuje w dniu przekroczenia limitu – VAT stosuje się już do czynności, która spowodowała przekroczenie.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Zapamiętaj kluczowe terminy związane z obowiązkowym KSeF:

  • 1 lutego 2026 – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla podatników z obrotem (brutto) powyżej 200 mln zł w 2024 r.;
  • 1 kwietnia 2026 – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników;
  • do 31 grudnia 2026 – możliwość wystawiania części faktur poza KSeF, jeśli łączna wartość takich faktur w miesiącu nie przekracza 10 000 zł;
  • 1 lutego 2026 – obowiązkowe odbieranie faktur w KSeF przez wszystkich podatników.

Warto wcześniej przygotować procesy wystawiania, odbioru i księgowania faktur w KSeF oraz zweryfikować gotowość systemów sprzedażowych i księgowych.

Wymogi bezpieczeństwa i techniczne

Certyfikat SSL i HTTPS

SSL (HTTPS) to standard bezpieczeństwa – bez niego przeglądarki oznaczają stronę jako „niebezpieczną”, co obniża konwersję i zaufanie. Szyfrowanie chroni dane klientów (hasła, adresy, karty), a operatorzy płatności wymagają bezpiecznego połączenia.

Orientacyjne koszty: podstawowe certyfikaty 0–150 zł/rok, OV/EV 300–1500 zł/rok. Wiele platform e-commerce udostępnia SSL bezpłatnie, co obniża próg wejścia.

Dostępność cyfrowa i standardy WCAG

Od 28 czerwca 2025 r., na mocy European Accessibility Act, e-sklepy muszą spełniać WCAG 2.2 AA. Zapewnienie dostępności wpływa na użyteczność dla wszystkich klientów i ogranicza ryzyko sankcji.

Przy wdrożeniu WCAG zwróć uwagę na następujące obszary:

  • nawigacja klawiaturą bez pułapek fokusowych,
  • poprawna semantyka HTML i etykiety formularzy,
  • wystarczający kontrast i możliwość skalowania tekstu,
  • alternatywne opisy dla obrazów i treści AV (napisy/transkrypcje),
  • dostępność całego procesu zakupowego – od nawigacji po checkout,
  • publikacja i aktualizacja deklaracji dostępności.

Naruszenie wymogów dostępności może skutkować grzywną sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych – taniej jest wdrożyć dostępność od początku.

Wymogi dotyczące ochrony praw konsumenta

Prawo do odstąpienia od umowy i zwroty towarów

Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny. Jeśli nie został o tym poinformowany, termin może zostać wydłużony do 12 miesięcy. Sklep zwraca cenę produktu oraz koszt doręczenia do wysokości najtańszej opcji; koszt odesłania towaru co do zasady ponosi konsument.

Od 19 czerwca 2026 r. przycisk „odstąp od umowy” musi być widoczny i dostępny przez 14 dni od odbioru towaru lub potwierdzenia usługi cyfrowej.

Reklamacja i gwarancja

Reklamacja dotyczy niezgodności towaru z umową i obowiązuje przez 2 lata od wydania rzeczy. W pierwszej kolejności konsument może żądać naprawy lub wymiany, a przy braku skutecznej naprawy – obniżenia ceny lub odstąpienia (przy istotnej niezgodności). Odpowiedzialności z tytułu niezgodności nie można ograniczyć w regulaminie.

Warto ustandaryzować treść formularza reklamacyjnego – powinien obejmować:

  • dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP),
  • dane konsumenta (imię i nazwisko, adres, e‑mail, telefon),
  • miejsce i datę sporządzenia,
  • informacje o umowie (data, przedmiot, płatność, dostawa, data otrzymania),
  • opis wady i datę jej ujawnienia,
  • żądanie konsumenta (wymiana, naprawa, obniżenie ceny, odstąpienie),
  • podpis (lub równoważne potwierdzenie elektroniczne).

Przyjęcie reklamacji nie może być uzależnione od paragonu – dowód zakupu można wykazać innymi środkami (np. wyciąg, e-mail).

Gwarancja jest dobrowolna i zależy od warunków gwaranta; standardowo trwa 2 lata, a przy istotnej naprawie lub wymianie termin biegnie na nowo dla danego produktu.

Dyrektywa Omnibus i wymogi informacyjne

Transparentność cen i ochrona przed nieuczciwymi praktykami

Dyrektywa Omnibus wymaga pełnej transparentności oferty i uczciwych praktyk. Pamiętaj o poniższych zasadach:

  • wyraźne wskazanie ceny końcowej przed finalizacją zakupu,
  • jasne informowanie o wszystkich dodatkowych kosztach (podatki, dostawa, usługi),
  • przy promocjach – podanie najniższej ceny z 30 dni poprzedzających obniżkę,
  • zakaz fałszywych recenzji i manipulowania opiniami.

Naruszenie zasad transparentności cen grozi karami finansowymi – warto zadbać o czytelne komunikaty już w koszyku.

Obowiązkowe informacje przed finalizacją zakupu

Przed zawarciem umowy na odległość sprzedawca musi przekazać klientowi kluczowe informacje:

  • co jest sprzedawane i na jakich warunkach (istotne cechy produktu/usługi),
  • pełna cena z podatkami i kosztami dostawy,
  • dane identyfikacyjne firmy (nazwa, NIP, adres, kontakt),
  • warunki dostawy, zwrotów i reklamacji,
  • pouczenie o prawie odstąpienia od umowy.

Informacje nie mogą być ukryte głęboko w linkach – powinny być łatwo dostępne i czytelne na każdym etapie zakupów.

Integracja z systemami płatności i bezpieczeństwo

Wybór operatora bramki płatniczej

Przed podpisaniem umowy z operatorem przygotuj komplet dokumentów (regulamin, polityki, dane firmy). Poniżej porównanie popularnych rozwiązań i orientacyjnych stawek:

Operator Typowe prowizje Atuty Uwagi
Przelewy24 1,29% + 0,30 zł szeroki wybór metod (BLIK, karty, portfele), wysoka dostępność często promocje dla nowych sklepów
Tpay ok. 0,95% niskie prowizje, szybka integracja elastyczne warunki dla rosnących sklepów
Paynow (mBank) ok. 0,95% zerowe opłaty rejestracyjne/aktywacyjne, szybka dostępność środków korzystne dla klientów mBank
PayU indywidualne wielowalutowość, wsparcie sprzedaży zagranicznej dobry wybór przy ekspansji cross-border
Stripe indywidualne globalny zasięg, bogate API mocne wsparcie dla wielu walut i rynków

Operatorzy mogą wymagać potwierdzenia polityki zwrotów i zgodnych regulaminów – przygotuj je przed integracją.

Umowy z przetwórcami danych

Przed startem zawrzyj umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) z podmiotami przetwarzającymi dane w Twoim imieniu. Dotyczy to m.in.:

  • operatorów płatności,
  • firm kurierskich,
  • dostawców hostingu/chmury,
  • dostawców poczty e‑mail i narzędzi marketing automation,
  • dostawców usług analitycznych,
  • dostawców systemów CRM.

Dokumenty archiwizuj elektronicznie i przeprowadzaj okresowe audyty dostawców – brak umów grozi wysokimi karami.

Koszty i plany finansowe

Koszty początkowe i roczne

Koszt uruchomienia zależy od wybranej technologii i zakresu funkcji. Dla platform SaaS roczne wydatki to zwykle 500–3000 zł (abonament, hosting, domena, SSL). W modelu open‑source (np. WooCommerce, PrestaShop) oprogramowanie jest darmowe, ale dochodzą koszty hostingu, certyfikatu SSL i prac wdrożeniowych. Roczne utrzymanie open‑source to zazwyczaj 1500–6000 zł – w zależności od konfiguracji.

Dla szybkiego porównania kosztów podstawowych w modelu SaaS vs open‑source zobacz poniższą tabelę:

Pozycja kosztowa SaaS (rocznie) Open‑source (rocznie)
Oprogramowanie/abonament 500–3000 zł 0 zł
Hosting w cenie abonamentu 500–2000 zł
Domena 50–150 zł 50–150 zł
Certyfikat SSL często w cenie lub 0–150 zł 0–1500 zł
Integracje/dodatki zwykle 0–500 zł 0–1500 zł
Utrzymanie łącznie (orientacyjnie) ok. 1000 zł 1500–6000 zł

Dodatkowo uwzględnij integracje z kurierami (50–500 zł/rok), systemy magazynowe/księgowe (0–1000 zł/rok), prace UX/UI oraz kampanie reklamowe. Ubezpieczenie OC i cyber często kosztuje ok. 250 zł miesięcznie i zwiększa bezpieczeństwo działalności.

Ubezpieczenie działalności

Choć nieobowiązkowe, ubezpieczenie OC bywa wymagane przez operatorów płatności lub logistycznych i chroni przed roszczeniami z tytułu szkód wywołanych produktem. Ubezpieczenie cyber zabezpiecza na wypadek incydentów związanych z danymi i przestojami – to realne wsparcie finansowe przy naruszeniach.

Lista kontrolna przed uruchomieniem sklepu

Przed startem przejdź przez tę praktyczną checklistę zgodności i jakości:

  • Dokumenty prawne – gotowy i aktualny regulamin, polityka prywatności, polityka cookies, polityka zwrotów;
  • Identyfikacja firmy – pełne dane (nazwa, adres, NIP, REGON, kontakt) w stopce, w regulaminie i na stronach produktowych;
  • Podatki i KSeF – wybrana forma opodatkowania, weryfikacja progu VAT, przygotowane procesy wystawiania i odbioru faktur w KSeF;
  • Bezpieczeństwo – ważny SSL (HTTPS), bezpieczne loginy, aktualizacje systemu, kopie zapasowe;
  • Dostępność – zgodność z WCAG 2.2 AA, audyt kontrastu, etykiet formularzy i nawigacji klawiaturą;
  • Płatności – podpisana umowa z operatorem, testowe transakcje, poprawne webhooki/powiadomienia;
  • Logistyka – integracje z kurierami, czytelne koszty i terminy dostawy, polityka zwrotów;
  • Reklamacje i zwroty – prosty formularz, jasne instrukcje, aktywny przycisk „odstąp od umowy”;
  • Cookies i marketing – baner z opcją „odrzuć wszystkie”, udokumentowane zgody (np. double opt‑in), konfiguracja analityki;
  • Użyteczność – testowe zamówienie end‑to‑end (koszyk, płatność, e‑maile, kontakt z obsługą), poprawne komunikaty cenowe zgodne z Omnibus.