Koszt usług biura rachunkowego w Polsce znacząco się różni w zależności od wielu czynników. Dla jednoosobowej działalności (JDG) na księgowości uproszczonej – KPiR lub ryczałt – typowy wydatek to 150–500 zł netto miesięcznie. Pełna księgowość dla sp. z o.o., obejmująca kompleksowe prowadzenie ksiąg handlowych, zwykle zaczyna się od 500–1500 zł netto miesięcznie.
Niniejsza analiza porządkuje ceny i czynniki kosztotwórcze w Polsce w 2026 roku – od formy działalności, przez wolumen dokumentów, po lokalizację i zakres usług dodatkowych.
Aktualny obraz cen usług księgowych w Polsce
Rynek w 2026 roku jest zróżnicowany cenowo – wraz ze wzrostem złożoności rozliczeń rośnie też miesięczny abonament. Najważniejszy podział dotyczy księgowości uproszczonej i pełnej.
Dla ryczałtu ewidencjonowanego miesięczne koszty zwykle zaczynają się od ok. 200 zł netto. Dla KPiR typowy przedział to 250–350 zł netto, zależnie od liczby dokumentów.
W KPiR istotny jest status VAT: zwolnieni z VAT płacą zwykle 150–300 zł netto/mies., a czynni podatnicy VAT 200–600 zł netto/mies. – ze względu na comiesięczne deklaracje i raportowanie.
W pełnej księgowości ceny rosną szybciej wraz z wolumenem dokumentów. Małe spółki do 50 dokumentów płacą najczęściej 1000–1500 zł netto/mies. Przykładowo we Wrocławiu: 1300 zł netto do 10 dokumentów i 2300 zł netto przy 40–70 dokumentach.
W praktyce profesjonalna pełna księgowość dla małej firmy nie powinna kosztować poniżej 700 zł netto miesięcznie – to minimum dla zachowania jakości i pokrycia kosztów pracy.
Czynniki kształtujące ceny usług księgowych
Aby realistycznie zaplanować budżet, warto znać kluczowe determinanty kosztów:
- forma prawna działalności – sp. z o.o. wymagają pełnej księgowości i sprawozdań, JDG mogą korzystać z uproszczeń;
- miesięczna liczba dokumentów – większość biur stosuje progi dokumentowe oraz dopłaty za nadwyżki;
- forma opodatkowania – ryczałt jest najprostszy, KPiR pośrednia, księgi handlowe najdroższe;
- status VAT – czynni podatnicy VAT generują dodatkowe obowiązki ewidencyjne i raportowe;
- lokalizacja – metropolie są istotnie droższe niż rynki regionalne;
- zakres usług dodatkowych – kadry i płace, doradztwo, reprezentacja przed organami zwiększają abonament;
- cyfryzacja i model obsługi – usługi online i automatyzacje obniżają koszt jednostkowy.
Forma prawna działalności
JDG korzystają z księgowości uproszczonej (ryczałt/KPiR), podczas gdy sp. z o.o. prowadzą pełne księgi i sporządzają sprawozdania finansowe. To przekłada się na 3–4-krotnie wyższe stawki względem JDG o porównywalnym wolumenie.
Miesięczna liczba dokumentów
Wolumen dokumentów to najprostszy miernik pracy księgowej. Biura definiują progi i dopłaty za każdy kolejny dokument.
Poniżej przykładowe widełki dla KPiR w modelu progowym (na bazie oferty biura z Krakowa):
| Próg dokumentów (mies.) | Cena KPiR (netto) | Dopłata za dokument |
|---|---|---|
| do 10 | 290 zł | — |
| do 20 | 350 zł | — |
| do 50 | 500 zł | — |
| powyżej progu | indywidualnie | 4–6 zł/szt. |
W pełnej księgowości progi są wyższe, a spadek kosztu jednostkowego wynika z efektów skali:
| Próg dokumentów (mies.) | Cena pełnej księgowości (netto) |
|---|---|
| do 50 | 1060 zł |
| do 100 | 1895 zł |
| do 200 | 3405 zł |
Godzina pracy w pełnej księgowości bywa wyceniana na 200–250 zł netto, co tłumaczy szybki wzrost kosztów wraz z wolumenem i złożonością.
Wybrana forma opodatkowania i metoda rozliczeń
Różne systemy podatkowe oznaczają inny zakres ewidencji – od prostego ryczałtu po złożone księgi handlowe.
| Forma rozliczeń | Zakres ewidencji | Typowy koszt (netto/mies.) | Złożoność |
|---|---|---|---|
| Ryczałt ewidencjonowany | tylko przychody | 178–220 zł+ | niska |
| KPiR | przychody + koszty | 235–470 zł+ | średnia |
| Księgi handlowe | pełna ewidencja, sprawozdania | 650–1500 zł+ | wysoka |
Lokalizacja geograficzna i dynamika rynku
Stawki różnią się między metropoliami a rynkami regionalnymi – to efekt kosztów pracy, biur i konkurencji.
| Rynek | Księgowość uproszczona (30–40 dok.) | Pełna księgowość – małe spółki | Różnica vs mniejsze miasta |
|---|---|---|---|
| Warszawa | ok. 190 zł netto | 800–1200 zł netto/mies. | +25–50% |
| Duże ośrodki (Kraków, Wrocław, Poznań) | 160–180 zł netto | 600–900 zł netto/mies. | +10–20% vs mniejsze |
| Małe miasta/tereny wiejskie | 120–150 zł netto | często 20–30% niżej | — |
Przykładowo: Szczecin 461–799 zł netto i Kraków 417–843 zł netto (zależnie od złożoności i pakietu).
Zakres usług dodatkowych
Elementy wykraczające poza podstawowe księgowanie zwiększają abonament, rozszerzając zakres odpowiedzialności biura.
- kadry i płace – najczęściej 50–100 zł netto/mies. za pracownika (w zależności od formy zatrudnienia);
- doradztwo podatkowe – zwykle 200 zł netto/h, w typowych widełkach 150–250 zł netto/h;
- roczne rozliczenia PIT – najczęściej 70–180 zł netto;
- raportowanie zarządcze/analizy – 150–300 zł netto/h; krótkie opracowania 500–1000 zł netto, rozbudowane 1500–3000 zł netto;
- reprezentacja przed organami, ceny transferowe, dotacje – wycena godzinowa lub projektowa, ustalana indywidualnie.
Analiza kosztów według typu i wielkości firmy
Poniżej zestawienie typowych miesięcznych kosztów w zależności od formy prawnej i wolumenu dokumentów:
| Typ podmiotu | Wolumen dokumentów | Zakres | Typowy koszt (netto/mies.) |
|---|---|---|---|
| JDG – ryczałt | < 20 | uproszczona ewidencja | 150–250 zł |
| JDG – KPiR bez VAT | do 50 | przychody + koszty | 200–350 zł |
| JDG – KPiR z VAT | do 50 | przychody + koszty + VAT | 250–450 zł |
| JDG – wysokie wolumeny | 100+ | uproszczona ewidencja | 500–800 zł |
| Sp. z o.o. – małe | do 50 | pełne księgi | 1000–1200 zł |
| Sp. z o.o. – średnie | 50–100 | pełne księgi | 1500–2500 zł |
| Sp. z o.o. – złożone | 100+ | pełne księgi + dodatki | 3000–5000+ zł |
Dodatkowo należy uwzględnić koszty roczne: sprawozdanie finansowe (bilans, RZiS) zwykle 550–1000 zł netto, a ewentualne badanie sprawozdań zależnie od progów ustawowych.
Modele wyceny i sposoby świadczenia usług
Biura stosują różne modele rozliczeń. Wybór wpływa na przewidywalność budżetu i adekwatność ceny do nakładu pracy:
- model dokumentowy – opłata zależna od liczby dokumentów, z progami i dopłatami; przejrzysty i proporcjonalny do pracy;
- model stałej opłaty miesięcznej – ryczałt w zdefiniowanych widełkach wolumenu, z klauzulami rewizji ceny przy trwałym przekroczeniu;
- model godzinowy – rzadziej do bieżącego księgowania, częstszy w doradztwie; typowo 150–250 zł netto/h, seniorzy 300–400 zł netto/h.
Przykład (KPiR, biuro z Krakowa): 290 zł do 10 dokumentów, 350 zł do 20, 500 zł do 50, 725 zł do 100, a każdy kolejny dokument 4–6 zł.
Platformy księgowości online i cyfrowa obsługa
Cyfryzacja obniża koszty dzięki automatyzacji i zdalnej wymianie dokumentów. Poniżej orientacyjne porównanie modeli:
| Model | Zakres | Typowy koszt (netto/mies.) | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Oprogramowanie self‑service | samodzielne księgowanie | 50–100 zł (podstawy), 100–300 zł (rozszerzone) | proste JDG, mały wolumen |
| Biuro online | profesjonalna obsługa zdalnie | 150–300 zł (JDG) | JDG oczekujące oszczędności i dostępności 24/7 |
| Biuro stacjonarne | obsługa tradycyjna | 200–400 zł (JDG), 1000–2000+ zł (sp. z o.o.) | firmy preferujące spotkania i wsparcie on‑site |
Usługi online często dają 20–40% przewagi kosztowej względem modelu stacjonarnego, przy porównywalnej jakości procesów.
Jak wybrać usługi księgowe – ramy decyzyjne
Przy wyborze modelu obsługi i dostawcy warto oprzeć się na praktycznych kryteriach:
- złożoność działalności – im więcej transakcji, pracownicy, VAT, aktywa czy kontrakty międzynarodowe, tym większy sens profesjonalnej obsługi;
- kompetencje i czas – brak doświadczenia i ograniczona dostępność czasowa przemawiają za outsourcingiem;
- ryzyko i zgodność – profesjonalna księgowość ogranicza błędy, kary i opóźnienia, wspiera korzystanie z ulg;
- skalowalność – biuro powinno rosnąć wraz z firmą (procesy, automatyzacje, raportowanie);
- preferencje komunikacyjne – online vs stacjonarnie, szybkość reakcji, dostęp do danych 24/7.
Kiedy może opłacać się samodzielna księgowość:
- prosty model i mały wolumen – ryczałt lub KPiR z kilkoma dokumentami miesięcznie;
- dostępny czas i podstawowe kompetencje – gotowość do nauki i pracy w systemie;
- świadomość ryzyka – akceptacja odpowiedzialności za ewentualne błędy i ich konsekwencje.