NDG co to jest? Regulamin i zasady nierejestrowanej działalności gospodarczej

Działalność nierejestrowana, powszechnie znana jako NDG, to forma prowadzenia drobnej działalności zarobkowej przez osoby fizyczne, która nie wymaga formalnej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Instytucja ta została wprowadzona do polskiego porządku prawnego w 2018 roku w ramach „Konstytucji Biznesu”, aby uprościć procedury i ułatwić start w przedsiębiorczości. W 2026 roku obowiązują istotne zmiany dotyczące NDG, szczególnie w zakresie limitów przychodów i e-fakturowania (KSeF).

Definicja i ramy prawne działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana jest zdefiniowana w art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. To działalność zarobkowa osoby fizycznej, która nie podlega obowiązkowi rejestracji w CEIDG, o ile spełnione są ustawowe warunki.

Rozwiązanie zaprojektowano z myślą o osobach testujących pomysł biznesowy na małą skalę. To bezpieczny sposób na sprawdzenie oferty przed formalnym założeniem firmy.

Z perspektywy prawa cywilnego prowadzący NDG traktowany jest jak przedsiębiorca w relacjach z konsumentami. Choć NDG nie wymaga wpisu do CEIDG, w relacjach z konsumentami osoba prowadząca NDG działa jak przedsiębiorca i musi respektować przepisy m.in. o odstąpieniu od umowy, informowaniu i reklamacji.

Warunki i wymagania niezbędne do prowadzenia NDG

Aby skorzystać z NDG, należy spełnić łącznie następujące warunki:

• Osoba fizyczna – NDG przysługuje wyłącznie osobom fizycznym; spółki (w tym cywilne) nie mogą z niej korzystać;
• Historia przedsiębiorcza – w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadzono zarejestrowanej działalności (zawieszenie nie wyklucza po upływie 60 miesięcy);
• Limit przychodów – od 1 stycznia 2026 r. limit weryfikowany kwartalnie (225% płacy minimalnej w kwartale);
• Brak koncesji/zezwoleń – działalność nie może wymagać koncesji, zezwoleń ani wpisu do rejestru działalności regulowanej;
• Samodzielność – działalność wykonywana indywidualnie, bez wspólników; status bezrobotnego wyklucza NDG; rolnicy nie mogą prowadzić NDG w zakresie działalności rolniczej.

Limity przychodów i ich ewolucja w perspektywie 2026 roku

Limity przychodów stanowią klucz do legalnego korzystania z NDG. Poniżej podsumowanie zmian w czasie:

Okres	Zasada limitu	Kwota limitu
do czerwca 2023	50% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	ok. 1 745 zł
lipiec–grudzień 2023	75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	ok. 2 700 zł
styczeń–czerwiec 2024	75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	3 181,50 zł
lipiec–grudzień 2024	75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	3 225 zł
2025	75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	3 499,50 zł
od 1 stycznia 2026	225% minimalnego wynagrodzenia kwartalnie	10 813,50 zł

Do weryfikacji limitu przychód rozumie się jako przychód należny – kwoty wymagalne, nawet jeśli nieotrzymane, co może prowadzić do nieoczekiwanego przekroczenia limitu.

Przekroczenie limitu powoduje automatyczną zmianę NDG w działalność gospodarczą; wniosek o wpis do CEIDG należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia przekroczenia. Po rejestracji trzeba zgłosić się do ZUS (chyba że ubezpieczenie wynika już z etatu).

Obowiązki formalne i ewidencyjne

Podstawą jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży – w arkuszu lub aplikacji. Minimalny zakres danych to:

• data transakcji,
• numer kolejny wpisu/dokumentu,
• kwota przychodu,
• dane nabywcy (jeśli dotyczy),
• opis towaru/usługi.

Ewidencja musi być rzetelna i kompletna. Gdy nie można ustalić wartości sprzedaży, organ podatkowy może ją oszacować i określić podatek. Jeżeli nie da się ustalić przedmiotu opodatkowania, podatek może zostać określony stawką 23% szacunkowego przychodu.

Warto również gromadzić dowody kosztów, by rozliczyć je w zeznaniu rocznym.

Wystawianie dokumentów sprzedaży odbywa się na żądanie kupującego. Faktura/rachunek powinien obejmować:

• numer kolejny i datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę towaru/usługi,
• miarę/ilość (jeśli właściwe) i cenę,
• kwotę do zapłaty.

Jeżeli sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT, wystawia fakturę bez VAT (na żądanie – do 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy/usługi).

Podatek dochodowy i rozliczenia roczne

Najważniejsze zasady rozliczeń dochodowych w NDG to:

• PIT-36 – przychody z NDG wykazuje się w PIT-36 składanym do 30 kwietnia roku następnego;
• Skala podatkowa – m.in. 12% do 120 000 zł dochodu (z zastosowaniem progów i ulg zgodnie z ustawą);
• Kwota wolna – 30 000 zł może pokryć dochód, o ile nie została już wykorzystana z innych źródeł.

Podatek dochodowy rozlicza się po zakończeniu roku, bez comiesięcznych zaliczek – to istotne ułatwienie organizacyjne i finansowe.

Kwestia numeru NIP i obowiązki związane z KSeF

Zasadniczo prowadzący NDG posługuje się PESEL, a NIP nie jest wymagany, chyba że:

• powstaje obowiązek używania kasy fiskalnej,
• następuje rejestracja do VAT (dobrowolna lub obowiązkowa),
• wystawia się faktury w relacjach B2B w KSeF.

Najważniejsze terminy dotyczące KSeF:

• KSeF B2B – obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r. dla wystawców faktur między przedsiębiorcami;
• Próg 10 000 zł brutto/mies. – podmioty poniżej progu wchodzą do KSeF od 1 lipca 2026 r.;
• Odbiór faktur zakupowych – obowiązek od 1 lutego 2026 r., jeśli wystawca objęty jest wcześniejszym etapem;
• NIP – wymagany do korzystania z KSeF (wniosek NIP-7 do urzędu skarbowego).

Podatek VAT – zwolnienia, wyjątki i rejestracja

Na gruncie VAT osoby prowadzące NDG są podatnikami, lecz zwykle korzystają ze zwolnienia podmiotowego. Kluczowe zasady:

• Zwolnienie podmiotowe – do 200 000 zł rocznej sprzedaży (od 2026 r. do 240 000 zł);
• Wyjątki – brak zwolnienia m.in. dla usług prawniczych, doradczych, jubilerskich i windykacyjnych oraz wybranych towarów (np. akcyzowych);
• Dobrowolna rejestracja do VAT – opłacalna, gdy możliwe są znaczące odliczenia VAT od zakupów i współpraca z czynnymi podatnikami VAT.

W praktyce, przy typowych przychodach w NDG, zwolnienie podmiotowe z VAT zwykle jest najkorzystniejsze i ogranicza obowiązki ewidencyjne.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Jedną z największych zalet NDG jest brak obowiązku opłacania składek ZUS wyłącznie z tytułu NDG.

• przy umowach cywilnoprawnych (np. zlecenie) wykonywanych w ramach NDG składki nalicza zleceniodawca na zasadach ogólnych,
• osoba zatrudniona na etacie ma ubezpieczenie z umowy o pracę, więc NDG nie generuje dodatkowych składek,
• można dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, aby mieć prawo do świadczeń.

Obowiązki wobec konsumentów

Prowadzący NDG w relacjach B2C jest traktowany jak przedsiębiorca i musi przekazać konsumentowi jasne, zrozumiałe informacje przed zawarciem umowy na odległość lub poza lokalem. Zakres informacji obejmuje m.in.:

• tożsamość przedsiębiorcy i dane kontaktowe,
• główne cechy świadczenia,
• pełną cenę (w tym podatki, koszty dostawy),
• sposób i termin zapłaty, dostawy i realizacji,
• prawo odstąpienia i sposób jego wykonania,
• procedurę reklamacyjną i odpowiedzialność z tytułu rękojmi,
• informacje o gwarancji (jeśli jest udzielana).

Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość, z ustawowymi wyjątkami (np. usługi w pełni wykonane za zgodą na utratę prawa odstąpienia, towary szybko psujące się).

Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej

Obowiązek posiadania kasy zależy od rodzaju sprzedaży i wartości obrotu. Najważniejsze reguły:

• Zwolnienie do 20 000 zł rocznie – sprzedaż na rzecz osób fizycznych poniżej progu może być zwolniona z kasy,
• Wyłączenia ze zwolnienia – m.in. usługi fryzjerskie, kosmetyczne/kosmetologiczne oraz sprzedaż określonych towarów (np. alkoholu, papierosów) wymagają kasy niezależnie od obrotów,
• Sprzedaż online – transakcje w pełni bezgotówkowe mogą korzystać ze zwolnienia z kasy także po przekroczeniu limitu.

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu można odliczyć przy rozliczeniu rocznym, jeśli pozostają w związku z osiąganiem przychodów; ciężar dowodu spoczywa na podatniku.

Przykładowe koszty, które można udokumentować fakturami/rachunkami (warto z danymi nabywcy):

• materiały i surowce do produkcji,
• paliwo oraz eksploatacja pojazdu używanego w działalności,
• internet i telefon,
• amortyzacja sprzętu (np. komputer, maszyny),
• ubezpieczenia związane z działalnością,
• czynsz i media (częściowo, gdy wykorzystujesz część mieszkania).

Dokumenty należy przechowywać przez 5 lat od upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przejście z NDG na działalność gospodarczą

Po przekroczeniu limitu przychodów NDG automatycznie staje się działalnością gospodarczą. Wniosek do CEIDG składa się w ciągu 7 dni.

• Podatek dochodowy – przychody od dnia przekroczenia limitu do dnia poprzedzającego złożenie wniosku mogą być uznane za przychody z innych źródeł; od dnia złożenia wniosku – przychody z działalności gospodarczej;
• ZUS – obowiązek ubezpieczeniowy powstaje od dnia przekroczenia limitu; możliwe preferencje (np. ulga na start);
• VAT – zwykle można nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego, o ile nie przekroczono limitu 240 000 zł i spełniono warunki ustawowe.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowe obowiązki od 2026 r.

Wdrożenie KSeF obejmie także osoby w NDG wystawiające faktury B2B. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury w relacjach B2B należy wystawiać w KSeF (a od 1 lipca 2026 r. – dla wystawców poniżej 10 000 zł brutto sprzedaży miesięcznej).

Sprzedaż B2C nie wymaga e-faktur w KSeF, chyba że konsument poprosi o fakturę. Warunkiem korzystania z KSeF jest posiadanie NIP – warto złożyć NIP-7 z wyprzedzeniem.

Od 1 lutego 2026 r. pojawia się obowiązek odbierania faktur zakupowych w KSeF, jeśli wystawca jest już objęty wcześniejszym etapem wdrożenia.

Działalności wykluczone z możliwości prowadzenia jako NDG

Nie każdą działalność można prowadzić w formie NDG. Wykluczone są czynności wymagające koncesji, zezwoleń lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, a także niektóre usługi objęte obowiązkowym VAT:

• ochrona osób lub mienia,
• sprzedaż alkoholu,
• organizacja imprez turystycznych,
• usługi detektywistyczne,
• zbieranie odpadów,
• usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie i windykacyjne.

Rolnicy nie mogą prowadzić NDG w zakresie działalności rolniczej. Osoby bezrobotne zarejestrowane w urzędzie pracy utracą status, jeśli podejmą NDG. Sprzedaż żywności wymaga spełnienia wymogów sanepidu, ale sama w sobie nie wyklucza NDG.

Praktyczne aspekty i zalety prowadzenia NDG

NDG to prosty i bezpieczny sposób na przetestowanie pomysłu biznesowego – bez kosztów rejestracji i comiesięcznych obciążeń ZUS.

• dodatkowe, legalne źródło przychodu dla osób na etacie (z poszanowaniem ewentualnego zakazu konkurencji),
• tania forma startu dla specjalistów i usługodawców – budowa bazy klientów i weryfikacja popytu,
• prosta administracja – uproszczona ewidencja sprzedaży, brak zaliczek miesięcznych, rozliczenie roczne PIT-36.