Poniżej znajdziesz kluczowe dokumenty i procedury, które przedsiębiorca powinien przygotować, aby spełnić wymogi RODO. Zadbaj o ich aktualność i dostępność w firmie:
Dokumenty podstawowe:
Najważniejsze dokumenty i materiały, które warto przygotować w pierwszej kolejności:
- Polityka prywatności – opisuje zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania, prawa użytkowników oraz dane kontaktowe administratora; powinna być łatwo dostępna na stronie/aplikacji;
- Rejestr czynności przetwarzania – szczegółowy wykaz procesów (cele, kategorie danych i odbiorców, terminy przechowywania, transfery poza EOG, środki bezpieczeństwa); w praktyce wymagany w większości firm, które regularnie przetwarzają dane (np. kadry, sprzedaż);
- Umowy powierzenia przetwarzania (DPA) – zawierane z podmiotami przetwarzającymi dane w Twoim imieniu (np. hosting, chmura, księgowość, narzędzia marketingowe), określają zakres i zasady bezpieczeństwa;
- Upoważnienia i zobowiązania pracowników – indywidualne upoważnienia do przetwarzania, oświadczenia o poufności oraz rejestr osób upoważnionych wraz z zakresem dostępu;
- Procedury bezpieczeństwa – instrukcje nadawania i odbierania dostępów, polityka haseł, kopie zapasowe, retencja i anonimizacja, procedury pracy zdalnej i BYOD;
- Rejestr naruszeń i procedura reagowania – opis kroków w przypadku incydentu, kryteria oceny ryzyka, zasady zgłaszania do UODO i informowania osób w ustawowych terminach;
- Klauzule informacyjne – zrozumiałe komunikaty dla różnych grup (klienci, kandydaci do pracy, subskrybenci newslettera) spełniające art. 13/14 RODO;
- Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) – wykonywana, gdy planowane przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, np. profilowanie na dużą skalę.
Gdzie znaleźć szablony:
Poniżej źródła, w których znajdziesz wiarygodne materiały startowe i przykładowe wzory:
- UODO – oficjalne wytyczne, listy kontrolne i dobre praktyki dostępne na uodo.gov.pl;
- Organizacje branżowe – izby handlowe i stowarzyszenia publikujące wzory dostosowane do specyfiki sektorów;
- Specjaliści i konsultanci – kancelarie prawne oraz firmy doradcze specjalizujące się w RODO i bezpieczeństwie informacji;
- Platformy wdrożeniowe – oprogramowanie do zarządzania RODO z gotowymi szablonami i automatyzacją obiegu dokumentów.
Rekomendacja:
Dla małych firm najlepszym rozwiązaniem jest krótki audyt i konsultacja z doradcą ds. RODO oraz skorzystanie z bezpłatnych publikacji UODO dostępnych na uodo.gov.pl.
Czy potrzebujesz więcej informacji na temat konkretnego dokumentu?