Wezwanie do zapłaty i rekompensata 40 euro – kiedy przysługuje zwrot kosztów?

Przedsiębiorcy zmagający się z opóźnieniami w płatnościach mogą skorzystać z ryczałtowej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 euro), przewidzianej w polskim prawie handlowym. Rekompensata przysługuje automatycznie – bez wykazywania faktycznie poniesionych kosztów – o ile spełnione są warunki ustawowe. Poniżej znajdziesz zasady, warunki i praktyczne wskazówki dotyczące jej dochodzenia oraz znaczenia wezwania do zapłaty.

Fundamentalne zasady rekompensaty za koszty odzyskiwania należności

Instrument wprowadzony ustawą z 8 marca 2013 r. (implementującą dyrektywę 2011/7/UE) ma chronić wierzycieli przed skutkami finansowymi opóźnień w transakcjach handlowych.

Art. 10 ustawy przyznaje wierzycielowi prawo do rekompensaty „bez wezwania”, od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie. To rozwiązanie ma charakter wyrównawczy (nie penalny): pokrywa uśrednione koszty windykacji.

Uchwała Sądu Najwyższego z 11.12.2015 r. (III CZP 94/15) przesądziła, że kwota 40 euro należy się bez dowodu poniesienia kosztów. Wystarcza sam fakt opóźnienia po stronie dłużnika.

Warunki niezbędne do dochodzenia rekompensaty

Aby skutecznie dochodzić rekompensaty, spełnij następujące przesłanki:

• charakter B2B – przysługuje wyłącznie w transakcjach handlowych między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą;
• wykonanie świadczenia – wierzyciel musi wykazać spełnienie swojego zobowiązania (dostawa towaru/wykonanie usługi);
• opóźnienie dłużnika – brak zapłaty po terminie umownym lub ustawowym;
• wymagalność i odsetki – roszczenie powstaje od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie;
• zakres czasowy – przepisy stosuje się do transakcji zawieranych od 28.04.2013 r.
• uprawnienie w obrocie profesjonalnym – brak zastosowania do relacji przedsiębiorca–konsument (B2C).

Krąg uprawnionych obejmuje m.in.:

• przedsiębiorców w rozumieniu prawa polskiego,
• osoby wykonujące wolne zawody,
• podmioty obowiązane do stosowania Prawa zamówień publicznych,
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
• przedsiębiorców z państw Unii Europejskiej i EFTA,
• organy administracji publicznej i jednostki sektora finansów publicznych.

System zryczałtowanej rekompensaty i jej wysokość

Poniższa tabela prezentuje progi wartości świadczenia oraz odpowiadającą im kwotę rekompensaty:

Wartość świadczenia pieniężnego	Wysokość rekompensaty
do 5 000 zł	40 euro
powyżej 5 000 zł do 50 000 zł	70 euro
50 000 zł i więcej	100 euro

Równowartość w złotych ustala się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia.

Przykład: faktura na 2 500 zł, wymagalność w maju 2021 r.; kurs NBP z ostatniego dnia roboczego kwietnia 2021 r. (4,5654 zł/EUR) → 40 EUR = 182,62 zł.

Rekompensata przysługuje od każdej transakcji, a nie od każdej faktury, chyba że umowa przewiduje płatność częściami, ma charakter ciągły lub w ramach umowy ramowej każda faktura stanowi odrębną transakcję. W orzecznictwie (SA Warszawa, 27.02.2018 r.) przyjęto, że wierzyciel może dochodzić 40 euro od każdej nieopłaconej faktury – o ile odpowiada ona odrębnej transakcji.

Automatyczne prawo do rekompensaty i brak wymogów proceduralnych

Wierzyciel nie musi wysyłać osobnego wezwania do zapłaty, aby naliczyć rekompensatę – prawo powstaje z mocy ustawy „bez wezwania”. Można ją doliczyć już od dnia następującego po terminie płatności.

Sąd Najwyższy podkreślił, że świadczenie to jest wymagalne automatycznie, bez konieczności uprzedniego podejmowania czynności windykacyjnych. W praktyce sądy mogą badać nadużycie prawa w sytuacjach marginalnych (np. jednodniowe opóźnienie, znikoma kwota).

Rola wezwania do zapłaty w procesie dochodzenia rekompensaty

Mimo że rekompensata przysługuje bez wezwania, wezwanie do zapłaty ma duże znaczenie praktyczne i dowodowe (ułatwia polubowne zakończenie sporu i późniejsze postępowanie sądowe).

W wezwaniu do zapłaty powinny znaleźć się następujące elementy:

• dane stron – nazwy/imiiona i nazwiska oraz adresy siedziby/zamieszkania;
• data i miejsce – moment i lokalizacja sporządzenia pisma;
• tytuł – „wezwanie do zapłaty”, „przedsądowe wezwanie do zapłaty” lub „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”;
• podstawa prawna – wskazanie tytułu roszczenia (umowa/faktura) i przepisów;
• żądanie – jednoznaczne wezwanie do zapłaty;
• kwota, sposób i termin – precyzyjna suma, numer rachunku i termin uregulowania;
• konsekwencje braku zapłaty – odsetki, rekompensata, skierowanie sprawy do sądu.

Wezwanie powinno wskazywać także rekompensatę (40/70/100 euro) oraz odsetki. Dla przejrzystości warto rozbić należność na: kwotę główną, odsetki i rekompensatę.

Zwrot kosztów odzyskiwania należności przekraczających kwotę ryczałtu

Jeśli realne koszty windykacji przewyższają ryczałt, wierzyciel może żądać zwrotu nadwyżki w „uzasadnionej wysokości” (art. 10 ust. 2) – po wykazaniu, że zostały poniesione i były celowe.

Najczęściej chodzi o wydatki takie jak:

• korespondencja i kontakt – listy, połączenia, e-maile, SMS-y;
• usługi prawne – konsultacje, sporządzenie pism, reprezentacja przed sądem;
• koszty egzekucyjne – opłaty komornicze i manipulacyjne;
• windykacja zewnętrzna – prowizje firm windykacyjnych;
• koszty operacyjne – biurowe, druku, podróży.

Gdy koszty przekroczą 40 euro, należy – zgodnie z art. 455 k.c. – wezwać dłużnika do zapłaty tych kosztów, wykazując ich poniesienie i racjonalność. Sąd może je zasądzić w całości, części lub oddalić.

Praktyczne scenariusze i strategiczne zastosowanie rekompensaty

Kiedy warto naliczać rekompensatę – a kiedy rozważyć inną strategię:

• wielu dłużników lub wiele faktur – doliczenie rekompensaty do każdej niespłaconej faktury zwiększa presję i bywa skuteczniejsze niż szybkie pozywanie;
• drobne zaległości i windykacja pozasądowa – 40 euro często motywuje do zapłaty i nie generuje dodatkowych kosztów po stronie wierzyciela;
• spór sądowy przy niskiej wartości – doliczenie rekompensaty podnosi wartość przedmiotu sporu i opłaty; gdy suma opłat i zastępstwa przewyższy korzyść, lepiej rozważyć negocjacje lub łączenie roszczeń.

Ograniczenia i wyjątki od prawa do rekompensaty

Pamiętaj o kluczowych ograniczeniach i wyjątkach:

• brak zastosowania w B2C – rekompensata dotyczy tylko transakcji handlowych między profesjonalistami;
• nieważność klauzul ograniczających – postanowienia wyłączające art. 10 są bezskuteczne (art. 12 ust. 2);
• nadużycie prawa – sąd może odmówić zasądzenia przy marginalnych opóźnieniach lub rażąco niecelowych działaniach wierzyciela;
• zakaz zbycia roszczenia – od 1.01.2020 r. roszczenie o rekompensatę nie może być przeniesione (art. 10 ust. 4).

Przykładowa klauzula umowna, która jest niedopuszczalna:

„Zleceniobiorca zrzeka się wszelkich roszczeń wynikających z treści art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych”.

Aspekty księgowe i podatkowe rekompensaty

Rekompensatę dokumentuje się notą obciążeniową (nie fakturą VAT). Poniżej kluczowe zasady ujęcia i opodatkowania:

• udokumentowanie – nota obciążeniowa jako dowód księgowy obciążenia dłużnika;
• ujmowanie po stronie dłużnika – np. Wn 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”;
• ujmowanie po stronie wierzyciela – np. Wn 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”;
• podatek dochodowy – u wierzyciela to przychód podatkowy w dacie otrzymania (art. 12 ust. 3e updop, art. 14 ust. 1i updof); u dłużnika może stanowić KUP, jeśli dotyczy transakcji handlowych i jest uregulowana zgodnie z prawem;
• VAT – poza zakresem VAT dla pierwotnego wierzyciela; nota nie wpływa na rejestry VAT, wykazuje się ją w KPiR jako pozostałe przychody/koszty.

U wierzyciela kwoty rekompensat ujmuje się jako pozostałe przychody operacyjne (art. 3 ust. 1 pkt 32 uor).

Znaczenie odsetek za opóźnienie w kontekście rekompensaty

Prawo do rekompensaty powstaje wraz z prawem do odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ustawy) – bez wezwania, od dnia wymagalności do dnia zapłaty.

Dla 2025 r. wysokości odsetek w transakcjach handlowych przedstawiają się następująco:

Typ podmiotu	Wzór	Stawka od 01.01.2025	Stawka od 01.07.2025
Podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym	stopa referencyjna NBP + 8 pp	13,75%	13,25%
Podmiot inny niż publiczny będący podmiotem leczniczym	stopa referencyjna NBP + 10 pp	15,75%	15,25%

Odsetki i rekompensata powstają automatycznie wraz z opóźnieniem dłużnika.

Dochodzenie rekompensaty w postępowaniu sądowym

Roszczenie o rekompensatę należy wyraźnie zgłosić w pozwie – zwykle łącznie z należnością główną i odsetkami. Kwota rekompensaty powiększa wartość przedmiotu sporu (ma to wpływ na opłatę sądową).

Utrwalone orzecznictwo (m.in. SN) potwierdza, że 40 euro przysługuje bez wykazywania poniesionych kosztów; wierzyciel wykazuje opóźnienie i wykonanie świadczenia.

Wezwanie do zapłaty jako element dowodowy w procesie sądowym

Sama nota obciążeniowa zwykle nie wystarczy – warto dołączyć formalne wezwanie obejmujące należność główną, odsetki i rekompensatę. Dowód doręczenia pomaga ustalić bieg terminów i dobrą wiarę wierzyciela w dążeniu do ugody.

Przedawnienie roszczenia o rekompensatę

Roszczenie o rekompensatę przedawnia się co do zasady z upływem terminu właściwego dla roszczenia głównego (art. 118 k.c.), najczęściej po 3 latach od wymagalności. Brak działań przerywających bieg (wezwanie, pozew) skutkuje utratą możliwości dochodzenia.