Zwolnienie pracownika a dokumentacja pracownicza – okres przechowywania akt

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy to kluczowy element zgodności z prawem i bezpieczeństwa prawnego pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 roku zasady uległy istotnej zmianie: okres przechowywania akt nowych pracowników skrócono z 50 do 10 lat (co do zasady, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy). Artykuł przedstawia obowiązki pracodawcy, prawa pracownika oraz praktyczne procedury zarządzania aktami po rozwiązaniu umowy.

Ramy prawne przechowywania dokumentacji pracowniczej w Polsce

Podstawy prawne wyznaczają zakres i standardy prowadzenia, przechowywania oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej. Poniżej kluczowe akty i obowiązki:

• Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy – obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej lub elektronicznej,
• art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy – obowiązek zapewnienia poufności, integralności, kompletności i dostępności oraz warunków chroniących przed uszkodzeniem i zniszczeniem,
• rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2369) – szczegółowy zakres dokumentacji, struktura akt osobowych i sposób ich prowadzenia.

Co do zasady dokumentację przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, chyba że przepisy szczególne (np. emerytalno-rentowe) nakazują dłuższe przechowywanie.

Różne okresy przechowywania – zmiana przepisów od 2019 roku

Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia i spełnienia warunków wobec ZUS. Dla przejrzystości zestawiamy najważniejsze warianty:

Data zatrudnienia	Podstawowy okres	Sposób liczenia	Możliwość skrócenia	Wymagane dokumenty do ZUS
Od 1.01.2019 r.	10 lat	od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy	nie dotyczy	—
1.01.1999–31.12.2018 r.	50 lat	od dnia ustania stosunku pracy	tak – do 10 lat	ZUS OSW + ZUS RIA
Przed 1.01.1999 r.	50 lat	akta osobowe – od zakończenia pracy; dokumentacja płacowa – od dnia wytworzenia	nie	—

Tak długi, 50‑letni okres sprzed 1999 r. wynika z braku pełnej elektronicznej ewidencji kont ubezpieczonych w tamtym okresie.

Skład i zawartość dokumentacji pracowniczej wymagającej przechowywania

Akta osobowe dzielą się na trzy części. Poniżej przykładowa zawartość każdej z nich:

Część A – dokumenty na etapie rekrutacji

• podania o pracę, CV, dyplomy i certyfikaty,
• oświadczenia kandydata o danych osobowych,
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminami.

Część B – przebieg zatrudnienia

• umowy o pracę, aneksy i zmiany warunków,
• dokumenty dot. stanowisk, wynagrodzeń, awansów i BHP,
• potwierdzenia szkoleń, uprawnień, kar i nagród,
• wnioski i decyzje urlopowe (wypoczynkowe, macierzyńskie, rodzicielskie, bezpłatne).

Część C – zakończenie zatrudnienia

• oświadczenia stron o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy,
• kopie świadectwa pracy i korespondencji,
• informacje o zajęciach wynagrodzenia, jeśli wystąpiły.

Poza aktami osobowymi prowadzi się także dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

• ewidencję czasu pracy (harmonogramy, wnioski, zgody),
• kartę/listę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń,
• dokumentację płacową istotną dla celów ubezpieczeniowych i emerytalnych.

Dokumentacja płacowa sprzed 1.01.2019 r. co do zasady podlega 50‑letniemu przechowywaniu, chyba że skutecznie złożono ZUS OSW i ZUS RIA umożliwiające skrócenie do 10 lat.

Procedury i obowiązki pracodawcy przy zakończeniu zatrudnienia

Kluczowe działania w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy obejmują:

• wydanie świadectwa pracy – niezwłocznie, najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy, a jeśli to niemożliwe z przyczyn obiektywnych, w ciągu 7 dni,
• rozliczenia finansowe – wypłata wynagrodzenia, dodatków, premii oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
• informację o okresie przechowywania dokumentacji – przekazywaną łącznie ze świadectwem pracy pracownikom zatrudnionym po 31.12.2018 r.

Świadectwo pracy powinno zawierać m.in. okresy zatrudnienia, rodzaj pracy, stanowiska, wymiar etatu, wykorzystany urlop, przyczynę rozwiązania oraz – na żądanie – informację o wynagrodzeniu i kwalifikacjach.

Obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi i danymi do ZUS

Po ustaniu zatrudnienia pracodawca wykonuje następujące czynności wobec ZUS:

• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń – w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy; należy wskazać datę, kod trybu i podstawę prawną wyrejestrowania;
• ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodziny – jeśli byli zgłoszeni do ubezpieczenia; datą wyrejestrowania jest dzień następujący po dniu rozwiązania umowy;
• sekcja V w ZUS ZWUA – dla ustania po 31.12.2018 r.; należy wskazać datę, trzyznakowy kod trybu oraz podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia;
• ZUS OSW + ZUS RIA – dla zatrudnionych w latach 1999–2018 w celu skrócenia przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat; raport zawiera m.in. dane o przychodach i okresach zatrudnienia.

Prawidłowe wypełnienie formularzy ZUS jest kluczowe dla poprawnego odwzorowania okresów ubezpieczenia.

Zasady przechowywania dokumentacji w postaci papierowej i elektronicznej

Forma prowadzenia dokumentacji (papierowa lub elektroniczna) jest równorzędna i nie wpływa na długość przechowywania. Standardy bezpieczeństwa powinny obejmować:

Dokumentacja papierowa

• przechowywanie w zamykanych szafach z dostępem wyłącznie dla osób upoważnionych,
• odpowiednie warunki wilgotności i temperatury,
• zabezpieczenie pomieszczeń przed dostępem osób nieuprawnionych.

Dokumentacja elektroniczna

• system teleinformatyczny z identyfikacją użytkowników i kontrolą dostępu,
• rejestrowanie zmian w dokumentach i metadanych (logi zdarzeń),
• możliwość przeniesienia danych do innego systemu bez utraty spójności.

Wybór formy nie zmienia ustawowych terminów przechowywania dokumentów; decyduje data zatrudnienia oraz ewentualne złożenie ZUS OSW i ZUS RIA dla lat 1999–2018.

Prawo pracownika do dostępu do dokumentacji

Były i obecny pracownik (a po śmierci – uprawniony członek rodziny) mogą uzyskać kopię dokumentów. Warto pamiętać o najważniejszych zasadach:

• wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej,
• termin wydania kopii wynosi 30 dni od otrzymania wniosku,
• kopię wydaje się w takiej samej formie, w jakiej dokumentacja jest przechowywana.

Po upływie okresu przechowywania pracownik może odebrać dokumentację do końca następnego miesiąca kalendarzowego. Okres na odbiór wynosi jeden miesiąc, a pracodawca powinien wskazać konkretne daty dostępności.

Procedury niszczenia dokumentacji po upływie okresu przechowywania

Jeżeli były pracownik nie odbierze akt w terminie, pracodawca może je zniszczyć. Kluczowe zasady są następujące:

• zniszczenie najwcześniej po upływie terminu odbioru, najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od jego zakończenia,
• zniszczenie w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. cięcie, mielenie, spalanie lub zlecenie wyspecjalizowanej firmie),
• sporządzenie protokołu zniszczenia (data, zakres, osoby odpowiedzialne, metoda).

Specjalne warunki wydłużające okres przechowywania dokumentacji

W niektórych sytuacjach okres przechowywania ulega wydłużeniu:

• postępowania sądowe – dokumentację przechowuje się do prawomocnego zakończenia sprawy,
• zawiadomienie o wszczęciu postępowania – standardowy 10‑letni okres wydłuża się o dodatkowe 12 miesięcy,
• nieciągłości w opłacaniu składek – dokumenty przechowuje się do czasu wyjaśnienia i potwierdzenia prawidłowości.

Odpowiedzialność i sankcje za nieprawidłowe przechowywanie

Naruszenia obowiązków dokumentacyjnych mogą skutkować dotkliwymi konsekwencjami:

• grzywna od 1000 zł do 30000 zł (art. 281 Kodeksu pracy) za brak prowadzenia lub niewłaściwe przechowywanie dokumentacji,
• odpowiedzialność odszkodowawcza wobec pracownika (art. 471 KC w zw. z art. 300 KP),
• kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, w tym weryfikacja terminowości i części C akt osobowych.

Braki w dokumentacji kadrowo‑płacowej mogą wpływać na rozkład ciężaru dowodu w sporach sądowych.

Praktyczne aspekty obliczania okresów przechowywania

W codziennej praktyce pomocne są poniższe zasady liczenia terminów:

• po 31.12.2018 r. – 10 lat liczy się od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (np. koniec pracy w 2024 r. = okres 31.12.2024–31.12.2034),
• przed 1.01.2019 r. bez skrócenia – 50 lat liczy się od dnia ustania stosunku pracy (np. 25.03.1990–25.03.2040),
• ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy – prowadzi się jedną dokumentację; okres liczy się od rozwiązania ostatniego stosunku pracy.

Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec pracownika

Przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania akt. Dokument powinien zawierać:

• konkretny, zindywidualizowany okres z dokładnymi datami początkową i końcową,
• pouczenie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania,
• informację o zniszczeniu dokumentacji w razie nieodebrania jej w terminie oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w sprawie świadectwa pracy.

Pracodawca informuje także o możliwości złożenia wniosku o kopię dokumentacji w trakcie przechowywania. Kopię należy wydać w terminie 30 dni, w takiej samej formie, w jakiej dokumentacja jest prowadzona.

Wyjątkowe sytuacje i szczególne przypadki

Niektóre zdarzenia wpływają na sposób postępowania z dokumentacją:

• utrata dokumentacji z przyczyn niezależnych (np. pożar, powódź) – sporządzenie protokołu, identyfikacja utraconych dokumentów, zawiadomienie PIP/ZUS/US, działania odtworzeniowe,
• umowy cywilnoprawne – brak akt osobowych jak dla pracowników; przechowywać dokumenty rozliczeniowe zgodnie z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi,
• przejęcie zakładu (art. 23(1) KP) – dokumentacja przechodzi na nowego pracodawcę; okres przechowywania biegnie dopiero po ostatecznym rozwiązaniu stosunku pracy.

Wnioski i rekomendacje dla pracodawców

Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą to obowiązek o wysokiej wadze ryzyka i kosztów. Wdrożenie jasnych zasad ułatwia zgodność z przepisami i kontrolami.

• tworzenie i aktualizacja procedur prowadzenia, przechowywania, wydawania i niszczenia akt,
• dokładne rejestry dat zatrudnienia i rozwiązań umów (różne reżimy: 10 vs 50 lat),
• pilnowanie obowiązków wobec ZUS (w tym ZUS OSW i ZUS RIA dla lat 1999–2018),
• wdrożenie bezpiecznych systemów DMS (kontrola dostępu, rejestry zdarzeń, kopie zapasowe),
• szkolenia osób odpowiedzialnych oraz okresowe przeglądy i testy zgodności.

Inwestycja w profesjonalne rozwiązania i procedury minimalizuje ryzyko naruszeń oraz kar finansowych i wspiera długoterminową zgodność z prawem.